Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding

In januari 2026 nemen alle Vlaamse lokale besturen het eLys-platform in gebruik en stappen ze zo over naar de digitale verwerking van een overlijden.

Regelgeving

• Artikel 56 van het decreet lokaal bestuur
• Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) - Publicatieblad van de Europesese Unie 4 mei 2016

Context en argumentatie

• In januari 2026 nemen alle Vlaamse lokale besturen het eLys-platform in gebruik en stappen ze zo over naar de digitale verwerking van een overlijden.
• Het overlijden van een persoon leidt in Vlaanderen tot een uitgebreid administratief proces, met uitwisseling van papieren attesten tussen de betrokken partijen (gemeenten, uitvaartondernemer en artsen) om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook nabestaanden krijgen te maken met deze administratieve rompslomp.

• De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen.

• Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens.
• De werkgroep informatie & cyberveiligheid van VVSG die de DPO’s van de verschillende steden en gemeenten verenigt, keek dit document na en valideerde het.

• Vóór de start van deze nieuwe werkwijze moeten de lokale besturen een toetredingsovereenkomst ondertekenen om te voldoen aan de AVG-wetgeving.
• Het eLys-platform (digitaal uitwisselingsplatform) digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders.
• Ondertussen bekrachtigde de Vlaamse Regering via een decreet de digitalisering van de overlijdensadministratie vanaf 1 januari 2026.

 

Advies van de DPO:

Positief advies voor ondertekening en toetreding tot deze overeenkomst met Athumi aangaande eLys. De bestaande pijnpunten rond proportionaliteit en noodzakelijkheid van de verwerking van bepaalde medische persoonsgegevens die via de toepasselijke Vlaamse regelgeving (zoals het KB van 17 juni 1999) worden vastgelegd, dienen verder te worden opgevolgd. Idealiter wordt deze regelgeving in de toekomst aan de GDPR aangepast.