Naar aanleiding van het invoeren van online betalen van gemeentelijke activiteiten werd een huishoudelijk reglement voor gemeentelijke activiteiten opgemaakt.
Met de opmaak van een huishoudelijk reglement voor gemeentelijke activiteiten worden er duidelijk afspraken gemaakt over de activiteiten waarvoor het reglement geldt, waar de specifieke informatie over activiteiten te vinden is, de inschrijvingen, de annulatievoorwaarden,...
Het voordeel van dergelijk reglement is dat bepaalde afspraken gelijk zijn voor alle gemeentelijke diensten die activiteiten organiseren:
De huishoudelijke reglementen van de speelplein- en tienerwerking vervallen door het invoegen van dit reglement. De activiteitsspecifieke afspraken uit deze reglementen werden niet overgenomen, maar worden vermeld op de desbetreffende informatiepagina's op de website.
Artikel 1
De gemeente organiseert activiteiten binnen de beleidsdomeinen mens, ruimte en welzijn.
Het overzicht van de activiteiten kan geraadpleegd worden op de gemeentelijke website.
Artikel 2
Het maximum aantal deelnemers, de locatie, de prijs, de tijdstippen en de inschrijvingsvoorwaarden zijn afhankelijk van de aard van de activiteit.
Per activiteit worden specifieke afspraken vastgelegd en meegedeeld via de gemeentelijke website.
Artikel 3
Inschrijven voor een gemeentelijke activiteit gebeurt via de webshop op de gemeentelijke website.
De webshop kan geraadpleegd worden zonder dat je hoeft in te loggen. Om in te schrijven dien je je eenmalig te registreren en kan je een account aanmaken voor je gezin. Zodra je geregistreerd bent, is je login bruikbaar.
Eenmaal ingelogd kan je een keuze maken uit het aanbod, je gezinsleden inschrijven en onmiddellijk online betalen. Je ontvangt een e-mail ter bevestiging van je inschrijving.
Indien een activiteit volzet is, kan je je via de webshop inschrijven op de wachtlijst. Indien er een plaats vrijkomt, wordt de wachtlijst chronologisch aangesproken.
Wie problemen ervaart bij het inschrijven kan dit via e-mail melden bij de dienst die de activiteit organiseert.
Diegene, op wiens naam de account is aangemaakt, is ook diegene die alle mails, briefwisseling, bevestigingen, facturen en terugbetalingen ontvangt.
Ook het fiscale attest, indien van toepassing, wordt op naam van de accounthouder opgemaakt.
Het lokaal bestuur Pittem verwerkt uw meegedeelde gegevens enkel in het kader van de ondersteuning bij het online betalen van gemeentelijke activiteiten. De gegevens die worden meegedeeld bij inschrijving worden conform de GDPR-wetgeving verwerkt. Meer informatie kan u vinden in de privacyverklaring van het lokaal bestuur.
Artikel 4
De tarieven van de activiteiten worden vermeld op de website.
Als de financiële situatie van de ouder(s)/deelnemer(s) daartoe aanleiding geeft, kan een sociaal tarief gehanteerd worden. Bij de hantering van een sociaal tarief dienen de deelnemers de helft van de deelnameprijs te betalen. Om te weten of je hiervoor in aanmerking komt, kan je contact opnemen met de organiserende dienst. Voorwaarden:
Dit dient u voor te leggen aan de hand van een attest van de betrokken dienst bijvoorbeeld, het OCMW, schuldbemiddelaar, CAW of mutualiteit. Deze toekenning wordt jaarlijks herzien en is van toepassing op ieder gezinslid die deelneemt aan een gemeentelijke activiteit.
Artikel 5
Annulatie van een activiteit
Indien de activiteit op initiatief van de gemeente geannuleerd wordt, volgt een volledige terugbetaling.
Een terugbetaling vraag je schriftelijk aan via de dienst die de activiteit organiseert. Vermeld duidelijk de activiteit, naam deelnemer, datum en de reden voor de annulatie. Voeg het schriftelijk bewijs als bijlage toe. Indien je aanvraag tot annulatie goed werd ontvangen, krijg je een bevestigingsmail. De terugbetaling gebeurt op het rekeningnummer waarmee de betaling werd uitgevoerd. De terugbetaling gebeurt binnen de 5 werkdagen na ontvangst van de bevestigingsmail.
Artikel 6
De gemeente Pittem heeft een verzekering voor de burgerlijke aansprakelijkheid van en lichamelijke ongevallen voor de deelnemers tijdens deelname aan de activiteiten. Indien nodig wordt een extra tijdelijke polis afgesloten. De polissen liggen ter inzage op het Gemeentehuis.
Aangifte van schadegevallen of ongevallen gebeurt ter plaatse bij de verantwoordelijke én via e-mail naar de organiserende dienst. De aangifte gebeurt tijdig, zodat de verzekeringsinstelling op de hoogte kan worden gebracht.
Artikel 7
Tijdens onze activiteiten worden enkel niet-gerichte foto’s van de deelnemers genomen, conform de GDPR-wetgeving. Deze foto’s kunnen gebruikt worden in de publicaties van de gemeente Pittem. Wanneer er toch gerichte foto’s worden gemaakt en gebruikt voor gemeentelijke publicaties vragen we hiervoor expliciete toestemming.
Artikel 8
Met vragen of opmerkingen over de activiteiten en/of de inschrijvingen en betalingen kan je steeds terecht bij de dienst die de activiteit organiseert.
Artikel 9
Volgende reglementen worden opgeheven: