Notulen  OCMW-raad

Aanleiding

De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de OCMW-raadsleden. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.

Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.

Regelgeving

- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005

- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32

- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad

- verslag vorige zitting

Aanleiding

Jaarlijks wordt aan de gemeente- en OCMW-raad gerapporteerd over de stand van zaken rond organisatiebeheersing.

Regelgeving

Het decreet lokaal bestuur, in bijzonder artikelen 217 en volgende

Context en argumentatie

Het lokaal bestuur Pittem maakt elke dag werk van het realiseren van haar doelstellingen. Om de realisatie van de doelstellingen te faciliteren heeft de Vlaamse overheid een beleid met betrekking tot organisatiebeheersing ontwikkeld. Een goed werkend systeem van organisatiebeheersing maakt het mogelijk dat een overheidsorganisatie excelleert op vier vooropgestelde doelstellingen: effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie. Een hulpmiddel bij het uitbouwen van een systeem van organisatiebeheersing is de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen.

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

• de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
• wetgeving en procedures naleeft;
• over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
• op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
• de activa beschermt en fraude voorkomt. 

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. 

Jaarlijks wordt aan de gemeente- en OCMW-raad gerapporteerd over de stand van zaken rond organisatiebeheersing. Deze rapportage, zie bijlage, geeft daar vorm aan.

Aanleiding

E-mailbericht van 4 juni 2024 van WVI om de samenwerkingsovereenkomst voor de IG DPO ondersteuning ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad (en ocmw-raad).

Regelgeving

Juridische overweging
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
Wet van 17 juni 2013 over de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 17 december 2023 tot aanpassing van 2 drempels in de wet van 13 juni 2013.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten - "Overheidsopdrachtenwet", gewijzigd bij wet van 8 februari 2023, meer bepaald artikel 30 betreffende het in-house-toezicht.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 3 mei 2024 tot wijziging van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het Provinciedecreet van 9 december 2005, de wet van 19 juli 1976 tot instelling van een verlof voor de uitoefening van een politiek mandaat en het koninklijk besluit van 31 mei 1977 tot uitvoering van artikel 4 van de wet van 19 juli 1976 tot instelling van een verlof voor de uitoefening van een politiek mandaat.
Decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Bestuursdecreet van 7 december 2018, het laatst gewijzigd bij decreet van 17 mei 2024 tot wijziging van diverse decreten, meer in het bijzonder de openbaarheid van bestuur.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, het laatst gewijzigd bij wet van 22 december 2023 tot wijziging van de regelgeving inzake overheidsopdrachten teneinde de toegang van KMO's tot die opdrachten te bevorderen.
Het koninklijk besluit van 18 juni 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, het laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 13 augustus 2023 inzake het bestuur van overheidsopdrachten en concessies en tot wijziging van diverse bepalingen van het koninklijk besluit van 18 april 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en van het koninklijk besluit van 18 juni 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de speciale sectoren inzake het bestuur van overheidsopdrachten en concessies.
Besluit van de Vlaamse regering van 23 november 2018 betreffende de functionarissen voor gegevensbescherming, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische gegevensverkeer.
Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) goedgekeurd op 13 december 2016.
De gecoördineerde statuten van 27 juni 2019 van de West-Vlaamse Intercommunale (W.V.I.).

Context en argumentatie

De Europese verordening 2016/679 van 27 april 2016, gekend als AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), legt organisaties maatregelen op om de gegevens van natuurlijke personen te beschermen en de verwerking van deze persoonsgegevens te reguleren.
In het verleden stond het lokaal bestuur in voor het informatieveiligheids- en gegevensbeschermingsbeleid met ondersteuning van C-smart, die ons ondersteunde met een data protection officer (DPO). De samenwerking verliep in 2023 en 2024 niet zo goed waardoor de algemeen directeur op zoek ging naar alternatieven.
Gezien de omvang van dit domein en nodige specifieke kennis wil het bestuur zich in de toekomst verder laten ondersteunen door een externe partner op dit gebied.
De kostendelende vereniging intergemeentelijk informatiebeheer (KDV IGIB), opgericht in de schoot van WVI, heeft tot doel voor haar leden een gezamenlijke dienstverlening uit te bouwen, specifiek gericht op het ondersteunen van de leden bij de uitoefening van hun taken op het vlak van informatiebeheer.
De WVI zet hiertoe het nodige gekwalificeerde personeel in.
Zodoende moet tussen de gemeente Pittem en de WVI een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden.
KDV-IGIB heeft o.a. een intergemeentelijke DPO in dienst.
De intergemeentelijke DPO wordt nominatief aangesteld als de functionaris gegevensbescherming in de lokale besturen die een beroep op hem doen.
Hij of zij neemt alle wettelijke taken van de functionaris gegevensbescherming op zich binnen het lokaal bestuur waar hij aangesteld is.
Er is momenteel ruimte in het takenpakket van deze intergemeentelijke DPO om één lokaal bestuur er bij te nemen met een inzet van 4 u. per week.
De aanwezigheid van een externe DPO in het bestuur aan 4 u. per week zal een duurzame werking mogelijk maken op het vlak van informatieveiligheid en gegevensbescherming door een medewerker die het lokaal bestuur kent, dankzij de fysieke en frequente systematische aanwezigheid.
De kostprijs wordt jaarlijks binnen de stuurgroep van KDV-IGIB vastgelegd.
Deze bestaat hoofdzakelijk uit de salariskost van de intergemeentelijke DPO, die verdeeld wordt over de leden die er beroep op doen.
De stuurgroep van de KDV-IGIB is samengesteld uit 1 vertegenwoordiger van elk deelnemend lokaal bestuur.

De kostprijs voor 4 u. per week wordt momenteel geraamd op € 11.000,00 per jaar.

Om als gemeente Pittem toe te kunnen treden tot de KDV-IGIB is de goedkeuring nodig van de raad voor maatschappelijk welzijn en van de gemeenteraad zodat de intergemeentelijke DPO voor beide entiteiten kan werken.
De opdracht kan in toepassing van artikel 30 'in-house-toezicht' van de wet op overheidsopdrachten van 17 juni 2016, gewijzigd bij wet van 8 februari 2023, meer bepaald artikel 30 betreffende het in-house-toezicht.worden toevertrouwd aan WVI zonder toepassing van de aanbestedingsregels in de relatie tussen WVI en het lokaal bestuur:
"Het lokaal bestuur heeft, samen met de andere leden van WVI, via de algemene vergadering een gezamenlijk toezicht op WVI zoals op haar eigen diensten gezien het bestuur, volgens de statuten van WVI en Decreet lokaal bestuur, in staat is een gezamenlijke (lees: samen met de andere besturen–vennoten) beslissende invloed uit te oefenen op de strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen van WVI er is geen privé-kapitaal in WVI aanwezig. WVI verricht uitsluitend activiteiten ten behoeve van de aangesloten en vertegenwoordigde besturen WVI is decretaal verplicht is de belangen van haar leden te behartigen."

Financiële impact

De uitgave is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025.

Context en argumentatie

Volgende variapunten werd per mail dd. 27/8/2024 bezorgd door Christophe Vancoillie (NPE):

1. Wat is de status van het nieuw dienstencentrum? Hoe zit het met de plannen? Wat zijn de verdere fases nu? (Christophe Vancoillie)