De notulen van de vergadering van 4 november 2024 zijn ter beschikking gesteld aan de raadsleden via bijlage bij dit agendapunt. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor. Agentschap Binnenlands Bestuur heeft in de FAQ omtrent de installatie van de nieuwe (gemeente)raden bevestigd dat de notulen van de laatste (gemeente)raad van de voorbije legislatuur geagendeerd mogen worden op de eerste vergadering van de (gemeente)raad na de installatievergadering.
Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
Het verslag is als bijlage bij dit agendapunt gevoegd.
- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32
- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad
- verslag zitting 4 november 2024
Het verslag van de vergadering van 4 november 2024 wordt goedgekeurd.
De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de OCMW-raadsleden. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.
- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32
- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad
- verslag vorige zitting
Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd.
Artikel 78, 12° van het decreet lokaal bestuur
Het definitief aanvaarden van schenkingen is luidens artikel 78, 12° van het decreet lokaal bestuur een bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn. De schenkingen worden aanvaard onder opschortende voorwaarde van definitieve aanvaarding door de raad voor maatschappelijk welzijn.
Onderstaande giften werden in de loop van 2024 ontvangen:
| 15/12/2024 | €1.000,00 van de Multi Bazar onder de vorm van kerstgeschenken voor kinderen van kansarme gezinnen. |
De OCMW-raad verleent goedkeuring aan de schenkingen in 2024.
Artikel 1
Onderstaande schenkingen aan het OCMW Pittem worden definitief aanvaard:
| 15/12/2024 | €1.000,00 van de Multi Bazar onder de vorm van kerstgeschenken voor kinderen van kansarme gezinnen. |
In het schrijven (dd. 17 december 2024) ontvangen op 2 januari 2025 laat Herbert Ide weten dat hij afstand doet van zijn mandaat als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst met ingang vanaf deze kennisname door de raad voor maatschappelijk welzijn.
Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 5 december 2024 houdende verkiezing van de leden van het Bijzonder Comité van de Sociale Dienst.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikels 91 tot en met 105.
Het lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst dat ontslag wil nemen, deelt dat schriftelijk mee aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het ontslag is definitief zodra de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn de kennisgeving ontvangt.
De ontslagbrief van de heer Herbert Ide werd ontvangen op 2 januari 2025.
Het lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst blijft zijn mandaat uitoefenen tot zijn opvolger is geïnstalleerd, behalve als het ontslag het gevolg is van een onverenigbaarheid.
De OCMW-raad neemt kennis van het ontslag van de heer Herbert Ide als lid van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst met onmiddellijke ingang.
De heer Herbert Ide heeft bij schrijven ontvangen op 2 januari 2025 zijn ontslag ingediend als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst voor de lijst NPE. Aangezien er geen opvolgers waren aangeduid, dient er te worden overgegaan tot de verkiezing van een nieuw lid overeenkomstig artikel 95 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 inzonderheid hoofdstuk 6, afdeling 1, de artikels 87 tot en met 108.
De verkiezing van nieuwe leden voor het bijzonder comité voor de sociale dienst gebeurt op basis van een akte van voordracht. De voordrachtakte dient te voldoen aan artikel 92 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
Er werd op 2 januari 2025 een voordrachtakte ingediend. Mevrouw Petra Ide wordt daarbij voorgedragen als kandidaat-lid voor het bijzonder comité voor de sociale dienst voor de lijst NPE.
Voor de betrokken kandidaat werd een recent uittreksel uit het bevolkingsregister en strafregister aan het dossier toegevoegd, alsook een verklaring op eer om de geloofsbrieven te kunnen onderzoeken.
Op grond van de artikels 87, 96, 100 en 101 van het decreet lokaal bestuur en het artikel 58 van het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet dient de OCMW-raad de geloofsbrieven van de nieuwe leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst te onderzoeken.
De voorzitter van de OCMW-raad stelt vast dat de akte van voordracht ontvankelijk is. Er wordt tevens vastgesteld dat de geloofsbrieven van mevrouw Petra Ide alle noodzakelijke bewijsstukken bevatten.
Uit al deze stukken blijkt dat het nieuw lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden voldoen en zich niet in één van de gevallen van onverenigbaarheid wegens het uitoefenen van bepaalde ambten, functies of wegens bloed- of aanverwantschap bevindt overeenkomst artikel 100 van het Decreet Lokaal Bestuur.
Derhalve kunnen de geloofsbrieven goedgekeurd worden en kan mevrouw Petra Ide toegelaten worden tot het afleggen van de voorgeschreven eed, bepaald in artikel 96 §1 van het Decreet Lokaal Bestuur, teneinde het mandaat te kunnen opnemen.
Mevrouw Petra Ide zal door de voorzitter van de OCMW-raad worden uitgenodigd om de eed af te leggen. Deze eedaflegging gebeurt alleen ten overstaan van de voorzitter van de OCMW-raad en in aanwezigheid van de algemeen directeur. Daarvan wordt een proces-verbaal opgemaakt dat ondertekend wordt door de voorzitter van de OCMW-raad en door de algemeen directeur, en dat aan de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst wordt bezorgd.
Het bijzonder comité voor de sociale dienst bestaat ook na deze vervanging uit personen van verschillend geslacht en is dus nog steeds rechtsgeldig samengesteld overeenkomstig artikel 94 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 1.
De OCMW-raad neemt kennis van de ontvankelijke akte van voordracht waarbij mevrouw Petra Ide wordt voorgedragen als kandidaat-lid voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst voor de lijst NPE.
Artikel 2.
De OCMW-raad keurt de geloofsbrieven goed van mevrouw Petra Ide.
Artikel 3.
Mevrouw Petra Ide wordt verkozen verklaard als lid voor het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst voor de lijst NPE met ingang vanaf de eedaflegging.
Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden (VIPA) subsidieert de realisatie van duurzame, toegankelijke en betaalbare zorginfrastructuur. De subsidies dienen om nieuwe gebouwen op te richten, of om bestaande gebouwen voor lange termijn in orde te stellen op functioneel en bouwtechnisch vlak. Het VIPA komt tussen in de bouwkost. Het gaat om de kosten voor bouwen en eerste uitrusting bij het nieuw te bouwen, uitbreiden of verbouwen van gebouwen.
In het kader hiervan hebben reeds 2 verplichte vooroverlegmomenten plaatsgevonden. Deze overlegmomenten werden georganiseerd tussen de bouwtechnische adviseur VIPA en de gegunde architecten V2-architecten bv / Architectuuratelier De Jaeghere.
Om nu over te gaan tot het indienen van de officiële VIPA subsidieaanvraag dient ook de Omgevingsvergunning volledig en ontvankelijk verklaard te worden.
In totaal zal zo de maximale subsidiabele oppervlakte van 600m² aangevraagd worden.
Deze plannen werden ter goedkeuring reeds voorgelegd aan:
- het MAT (d.d. 22 oktober 2024)
- he OCMW Vast Bureau (d.d. 13 november 2024)
Hierbij wordt ook de gemeenteraad en OCMW raad voorafgaand geïnformeerd vooraleer de publieke bekendmaking.
Ontwerp:
Het ontwerp is volledig gelijkvloers ingericht wat mogelijkse hinder en inkijk naar omwonenden tot een minimum beperkt.
Aan de zuidzijde zijn de burelen van het Sociaal Huis terug te vinden en aan de noordzijde (kant Koolskampstraat) het Welzijnshuis/dorpsrestaurant, wat op deze manier tevens ook van de nodige visibiliteit geniet. Centraal gelegen is de patio en inkomhal met ontvangstbalie terug te vinden.
De vereiste VIPA ruimtes en oppervlaktes werden gerespecteerd.
Het Welzijnshuis bestaat hoofdzakelijk uit een dorpsrestaurant met overdekt terras en een activiteitenruimte die tevens als één grote polyvalente ruimte (som = 261m²) kan ingezet worden. De nodige voorzieningen zijn hiervoor getroffen, bvb. koelcel, bar, bergingsruimte, techniekenruimte, sanitair, terras, afwasinstallatie, ...
Het gedeelte Sociaal Huis bestaat hoofdzakelijk uit kantoorruimtes en gespreksruimtes, om cliënten met de nodige discretie te woord te kunnen staan.
Wat de omgevingsaanleg betreft wordt zoveel als mogelijk parking gecreëerd en dit in waterdoorlatende materialen. Er wordt aangeraden zoveel als mogelijk schuinparkeren te implementeren, dit verhoogt het parkeergemak. Daarnaast is er voldoende fietsparking voorzien (op slechts 20m van de inkom = idem dichtste autoparking). Door de fietsenparking hier te localiseren blijft de patio op deze manier vrij om bij grotere festiviteiten bvb. een tent te kunnen plaatsen. Overdag is er een afgesloten personeelsparking, die gedurende activiteiten - buiten de diensturen - opengesteld kan wordenvoor bezoekers. Centraal voor de patio/toegang wordt een kiss&ride zone voorzien.
Tijdslijn:
Er wordt na goedkeuring MAT/OCMWVB/OCMWR een informatievergadering ingepland (3 februari 2025 om 19u in zaal De Magneet) om alle omwonenden, verenigingen en alle inwoners van Pittem en Egem te informeren rond de plannen en werking van het toekomstige Welzijnshuis.
Afwijking Hemelwaterverordening:
Volgens de verordening inzake hemelwater dient er een regenwaterput met een nuttige inhoud geplaatst te worden van 126.100L, tenzij er gemotiveerd kan aangetoond worden dat de gebruiksmogelijkheid niet in verhouding staat met de realiteit. In bijgevoegde nota hemelwaterput wordt aangetoond dat op basis van het ingeschatte verbruik en het toevoerend oppervlak een hemelwaterput met een nuttige inhoud van 17.000L een leegstand van 1% voldoende blijkt. Bijgevolg wensen we van de verordening af te wijken en stellen we voor een hemelwaterput te plaatsen van 60.000L.
KOSTENRAMING:
Welzijnshuis:
Vloeroppervlakte (bruto) 995m²
Kostenraming 2.015.700,00 euro excl. btw
Omgevingswerken:
Afbraak, terras, bijgebouw, buitenaanleg
Kostenraming 288.000,00 euro excl. btw
Totaal:
Kostenraming 2.328.700,00 euro excl. btw
*Excl. studiekosten
*Excl. vast meubilair en specifieke afwerking
*Excl. verplaatsen HS-cabines
*Excl. goedgekeurde meerwerken OCMWVB
meerbepaald: Landmeterplan, Sondering, Akoestische Studie, Archielogienota
SUBSIDIE / ONTVANGSTEN
Subsidie = Forfait
Subsidie = (600m² x 550€/m² x BI*) x 1.10 x 1.21
*BI= Bouwindex VIPA aanvraag, in 2023 is de BI = 2.22750
Subsidie = 978.384,83 € (raming o.b.v. Bouwindexcijfer 2023)
UITBREIDING OPDRACHT
De maatschap V2-Architecten – Architectuuratelier De Jaeghere diende op 2024 03 14 zijn voorstel in tot deelname aan de aanbesteding voor het Welzijnshuis. Het ereloon werd opgegeven en toegewezen voor het forfaitair bedrag van 105.000€ (excl. BTW). Het ereloon werd begroot op het realiseren van 750m² bouwprogramma en het toenmalig gecommuniceerde ramingsbedrag van 1.500.000 euro incl. 21% btw ( = 1.240.000 euro excl. btw).
Het realiseren van een bouwprogramma van 750m2 met een beschikbaar budget van 1.240.000€, vergt een uiterst eenvoudige en basis aanpak. Tijdens de eerste gesprekken is gebleken dat de architecturale ambities hoger liggen qua afwerking dan de opdracht deed vermoeden. Bijkomend is de gewenste grondoppervlakte gestegen van 750m² naar 995m². Bijgevolg wordt het definitief ontwerp (binnen de opdracht) geraamd op 2.328.700,00 euro excl. btw en excl. studiekosten en meubilair.
Bij aanbesteding werd rekening gehouden met een scherp ereloonpercentage van 8,5% (9%-11% gangbaar) op een project met een waarde van 1.240.000euro excl. btw of 1.500.400 euro incl. 21%btw.
Gezien de prestaties van architectuuropdracht en die van onze aangestelde onderaannemers (studiebureau technieken, stabiliteit, EPB, polis enige werf, …) in verhouding staat tot de waarde van de uit te voeren werken. Wordt voorgesteld dit ereloonpercentage opnieuw toe te passen op de raming van het Definitief Ontwerp en dit opnieuw te forfaitariseren:
2.328.700,00 x 0,085 = 197.939,50 € (excl. BTW)
Bijgevolg vraagt de maatschap V2-Architecten – Architectuuratelier De Jaeghere de uitbreiding van deze opdracht goed te keuren van 92.939,50 euro excl. btw.
Artikel 1:
De OCMW raad verleent goedkeuring aan de definitieve ontwerpplannen van het Welzijnshuis.
Artikel 2:
De OCMW raad verleent goedkeuring aan de uitbreiding van de studieopdracht ter waarde van 92.939,50 euro excl. btw.
Onze gemeente is sedert 1 juni 2019 aangesloten bij TMVS dv, nu genaamd Creat Services dv.
Op 13 december 2024 werd ons bestuur per mail en aangetekend schrijven uitgenodigd tot de Buitengewone Algemene Vergadering van Creat Services dv (voorheen TMVS dv) die plaats zal vinden op dinsdag 25 maart 2025 om 14.30u in De Lozen Boer, Lozen Boer 3/5, 9080 Lochristi. De vergadering zal fysiek plaatsvinden met digitale inbelmogelijkheid via ZOOM
Aan de OCMW-raad wordt gevraagd om voor de nieuwe legislatuur 2025-2030, een vertegenwoordiger en plaatsvervanger aan te duiden die onze gemeente in de algemene en buitengewone algemene vergaderingen zal vertegenwoordigen.
- de gemeente is aangesloten bij Creat Services dv
- de statuten van Creat Services dv en het aantal toegewezen vertegenwoordigers.
- de oproepingsbrief voor de Buitengewone Algemene Vergadering van Creat Services dv op 25 maart 2025, waarin de agenda werd meegedeeld
- de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur
- de uitslag van de geheime stemming, gehouden op grond van art. 34 van het Decreet over het Lokaal Bestuur
- de vertegenwoordiger(s) in de Algemene Vergadering dienen door de gemeenteraad aangeduid te worden onder de gemeenteraadsleden, de burgemeester en de schepenen van de gemeente behalve in het geval van een deelnemer die geen gemeente is, in welk geval de vertegenwoordigers aan te duiden zijn door het daartoe wettelijk of statutair bevoegde orgaan van de deelnemer;
- de vertegenwoordiger(s) in de Algemene Vergadering worden aangesteld voor de duur van de legislatuur;
- artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat stelt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering herhaald wordt voor elke Algemene Vergadering (cfr. vermeldingen in bijlage);
- artikel 447 van het Decreet over het Lokaal Bestuur stipuleert dat er een onverenigbaarheid bestaat tussen het mandaat van vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering en dat van lid van één van de andere organen (zoals de Raad van Bestuur)
- de vertegenwoordigers van de steden, gemeenten en andere entiteiten in de Algemene Vergadering kunnen elkaar geen volmacht geven;
- de onverenigbaarheden, vermeld in artikel 436 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, zijn ook van toepassing op de vertegenwoordigers in de Algemene Vergadering (cfr. artikel 447 van het Decreet over het Lokaal Bestuur)
De OCMW-raad gaat over tot de geheime stemming voor de aanduiding van een afgevaardigde in de gewone en buitengewone algemene vergaderingen van Creat Services dv.
De geheime stemming geeft volgend resultaat:
- vertegenwoordiger: Chris Marreel 11 stemmen voor, Rik Gelaude 6 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
- plaatsvervanger: Heidi Lievrouw 11 stemmen voor, Christophe Vancoillie 6 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Chris Marreel 11 stemmen voor, Rik Gelaude 6 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Heidi Lievrouw 11 stemmen voor, Christophe Vancoillie 6 stemmen voor, 0 stemmen tegen, 0 stemmen onthouden.
Artikel 1.
De heer Chris Marreel wordt aangeduid om de OCMW-raad te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van Creat Services dv en wordt gevolmachtigd in de naam van de OCMW-raad deel te nemen aan al de beraadslagingen en stemmingen, alle notulen, de aanwezigheidslijst en andere documenten te tekenen, en in de algemeen alles te doen wat nodig is om de belangen van de OCMW-raad te behartigen op deze vergaderingen.
Artikel 2.
Mevrouw Heidi Lievrouw wordt aangeduid als plaatsvervanger.
Artikel 3.
Indien de OCMW-raad dit besluit niet herroept, blijft het geldig tot de eerstvolgende algehele vernieuwing van de OCMW-raad.
Artikel 4.
Een afschrift van dit besluit zal verzonden worden :
- hetzij per post t.a.v. Creat Services dv, p/a Intercommunaal Beheer, Stropstraat 1 te 9000 Gent,
- hetzij per elektronische post, 20250325BAV@farys.be,
Onze gemeente is sedert 1 juni 2019 aangesloten bij TMVS dv, nu genaamd Creat Services dv.
Op 13 december 2024 werd ons bestuur per mail en aangetekend schrijven uitgenodigd tot de Buitengewone Algemene Vergadering van Creat Services dv (voorheen TMVS dv) die plaats zal vinden op dinsdag 25 maart 2025 om 14.30u in De Lozen Boer, Lozen Boer 3/5, 9080 Lochristi. De vergadering zal fysiek plaatsvinden met digitale inbelmogelijkheid via ZOOM
- de gemeente is aangesloten bij Creat Services dv
- de statuten van Creat Services dv
- de oproepingsbrief voor de Buitengewone Algemene Vergadering van Creat Services dv op 25 maart 2025, waarin de agenda werd meegedeeld
- de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
- de vertegenwoordiger(s) in de Algemene Vergadering dienen door de gemeenteraad aangeduid te worden onder de gemeenteraadsleden, de burgemeester en de schepenen van de gemeente behaleve in het geval van een deelnemer die geen gemeente is, in welk geval de vertegenwoordigers aan te duiden zijn door het daartoe wettelijk of statutair bevoegde orgaan van de deelnemer;
- de vertegenwoordiger(s) in de Algemene Vergadering worden aangesteld voor de duur van de legislatuur;
- artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat stelt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering herhaald wordt voor elke Algemene Vergadering (cfr. vermeldingen in bijlage);
- artikel 447 van het Decreet over het Lokaal Bestuur stipuleert dat er een onverenigbaarheid bestaat tussen het mandaat van vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering en dat van lid van één van de andere organen (zoals de Raad van Bestuur)
- de vertegenwoordigers van de steden, gemeenten en andere entiteiten in de Algemene Vergadering kunnen elkaar geen volmacht geven;
- de onverenigbaarheden, vermeld in artikel 436 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, zijn ook van toepassing op de vertegenwoordigers in de Algemene Vergadering (cfr. artikel 447 van het Decreet over het Lokaal Bestuur)
Volgende punten staan op de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering van Creat Services dv van dinsdag 25 maart 2025:
1. Stand van zaken van bijlage 1 en 2 aan de statuten
2. Ontslag en benoeming van de bestuurders in de Raad van Bestuur
3. Varia
De OCMW-raad heeft in vergadering van 20 januari 2025 de volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van Creat Services dv tijdens de huidige legislatuur :
- Vertegenwoordiger: Chris Marreel
- Plaatsvervanger: Heidi Lievrouw
Artikel 1.
De OCMW-raad beslist goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de Buitengewone Algemene Vergadering Creat Services dv (voorheen TMVS) van 25 maart 2025 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten:
1. Stand van zaken van bijlage 1 en 2 aan de statuten
2. Ontslag en benoeming van de bestuurders in de Raad van Bestuur
3. Varia
Artikel 2.
De raad draagt de aangeduide vertegenwoordiger/plaatsvervangend vertegenwoordiger van Creat Services dv op om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de Buitengewone Algemene Vergadering van Creat Services dv vastgesteld op 25 maart 2025, te onderschrijven en haar/zijn stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de gemeenteraad van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde Buitengewone Algemene Vergadering.
Artikel 3.
Een afschrift van dit besluit zal verzonden worden :
- hetzij per post t.a.v. Creat Services dv, p/a Intercommunaal Beheer, Stropstraat 1 te 9000 Gent,
- hetzij per elektronische post, 20250325BAV@farys.be,
Er zijn geen variapunten.
Namens OCMW-raad,
Carl Couckuyt
Algemeen directeur
Arne Min Jou
Voorzitter