De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de gemeenteraadsleden. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32
- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad
- verslag vorige zitting
Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd.
Jaarlijks wordt aan de gemeente- en OCMW-raad gerapporteerd over de stand van zaken rond organisatiebeheersing.
Het decreet lokaal bestuur, in bijzonder artikelen 217 en volgende
Het lokaal bestuur Pittem maakt elke dag werk van het realiseren van haar doelstellingen. Om de realisatie van de doelstellingen te faciliteren heeft de Vlaamse overheid een beleid met betrekking tot organisatiebeheersing ontwikkeld. Een goed werkend systeem van organisatiebeheersing maakt het mogelijk dat een overheidsorganisatie excelleert op vier vooropgestelde doelstellingen: effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie. Een hulpmiddel bij het uitbouwen van een systeem van organisatiebeheersing is de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam.
Jaarlijks wordt aan de gemeente- en OCMW-raad gerapporteerd over de stand van zaken rond organisatiebeheersing. Deze rapportage, zie bijlage, geeft daar vorm aan.
De gemeenteraad neemt kennis van de rapportage rond organisatiebeheersing juli 2023 - juni 2024.
Door de Vervoerregio's Midwest, Oostende en Westhoek werd een aanbesteding uitgeschreven om voor de deelnemende gemeenten een deelwagensysteem op te zetten. De opdracht werd toegekend aan het bedrijf Claus2You. De VVR vraag om via een aanvullend politiereglement 2 parkeerplaatsen aan te duiden waar de deelwagens kunnen geplaatst worden.
De verkeersregelgeving
De specifieke regelgeving i.v.m. de aanvullende reglementen
De nieuwe maatregel die bij dit besluit wordt getroffen is de inrichting van 2 voorbehouden parkeerplaatsen voor deelwagens, dit voor 1 conventionele deelwagen (benzine) en 1 elektrische deelwagen ter hoogte van de parking Doelstraat. Dit in uitvoering van de principes van het decreet basisbereikbaarheid en het nieuw openbaar vervoerplan dat werd goedgekeurd door de Vervoerregioraad. In de Vervoerregio werd Claus2You aangesteld als deelwagenaanbieder voor de uitrol van de deelwagens binnen het vervoer op maat.
Door het inrichten van voorbehouden parkeerplaatsen voor autodelen faciliteren we het gebruik van de voorziene deelwagens vanuit de Vervoerregio en garanderen we dat deze parkeerplaatsen ten allen tijde beschikbaar zijn voor de beide deelwagens.
De conventionele deelwagen op benzine zou al geplaatst worden in de eerste helft van juli 2024. De elektrische deelwagen zou tegen het einde van het jaar geleverd worden.
Idealiter worden de deelwagen-plaatsen in de omgeving van een Hoppinpunt voorzien. Dit is op heden echter nog niet mogelijk, omdat de inrichting van het Hoppinpunt in Pittem pas later gerealiseerd wordt. Daarom wordt nu gekozen voor de parking Doelstraat. Voor de elektrische deelwagen zal een bijkomende laadpaal aangevraagd worden, dit via het loket 'Strategische locaties' dat reeds gebruikt werd voor het aanvragen van de andere laadpalen, via de lopende concessie-overeenkomst tussen het Departement MOW en TotalEnergies. Dit heeft het voordeel dat als dan later de deelwagen-parkeerplaatsen zouden verplaatsen naar het Hoppinpunt, deze laadpaal niet nutteloos wordt, maar kan blijven staan en verder gebruikt worden. Dit is dan tevens een bijkomend laadpunt ifv de doelstellingen van het Lokaal Energie- en Klimaatpact om deelwagensystemen uit te bouwen.
De wagens, een infobord en alle bijhorende informatie, infosessies, en praktische en financiële opvolging van het systeem vallen toe aan de deelwagenfirma. Het lokale bestuur wordt gevraagd te voorzien in de plaatsing van een verkeersbord, eventuele wegmarkering indien nodig, en de opmaak van een aanvullend verkeersreglement. Er wordt ook gevraagd aan het lokaal bestuur om het systeem maximaal te helpen bekend maken bij de bevolking.
Het occasioneel organiseren op de parkeerzone van een markt, kermis, evenement... is op zich geen probleem, de deelwagenaanbieder vraagt enkel om dit tijdig te communiceren zodat de wagens tijdelijk elders kunnen geplaatst worden.
Artikel 1.
Het aanvullend verkeersreglement voor het aanbrengen van 2 parkeerplaatsen voor een conventionele deelwagen en een elektrische deelwagen ter hoogte van de parking Doelstraat wordt goedgekeurd.
Artikel 2.
Deze reglementering wordt aangeduid door het plaatsen van borden E9a met respectievelijk onderbord 'Autodelen' en onderbord met het symbool 'wegslepen' en opschrift 'voorbehouden Claus2You autodelen'.
Artikel 3.
Dit besluit wordt ter kennisgeving overgemaakt aan het Vlaams Huis voor Verkeersveiligheid via het Loket voor Lokale Besturen.
Artikel 4.
Dit besluit zal digitaal worden bekendgemaakt, conform het decreet voor Lokaal Bestuur.
Om reden van openbaar nut en met het oog op het uitvoeren van waterbeheersingswerken in het projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek is het aangeraden om gronden aan te kopen.
Het betreft oa volgend perceel:
De ontwerpakte werd opgemaakt door de Vlaamse Overheid, afdeling Vastgoedtransacties.
De totale kostprijs voor de aankoop van het perceel 1e afdeling - Pittem - Sectie C - Nummer 152D met een oppervlakte van 4.371 m² bedraagt € 35.000,00. De nodige kredieten voor de aankoop zijn voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 onder ACT-112/0200-00/2203000 - we kopen de nodige gronden aan voor de realisatie van waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw.
De gemeenteraad verleent zijn goedkeuring aan de ontwerpakte voor de aankoop van grond in projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek kadastraal gekend als 1e afdeling - Pittem - Sectie C - nummers 152D met een totale oppervlakte van 4.371 m², voor de som van 35.000,00 euro. De aankoop van de grond gebeurt om reden van openbaar nut en met het oog op de uitvoering van waterbeheersingswerken.
Om reden van openbaar nut en met het oog op het uitvoeren van waterbeheersingswerken in het projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek is het aangeraden om gronden aan te kopen.
Het betreft oa volgende percelen:
De ontwerpakte werd opgemaakt door de Vlaamse Overheid, afdeling Vastgoedtransacties.
De totale kostprijs voor de aankoop van de percelen - 1e afdeling - Pittem - Sectie C - Nummer 153B en 103G met een totale oppervlakte van 17.459 m² bedraagt € 139.672,00. De nodige kredieten voor de aankoop zijn voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 onder ACT-112/0200-00/2203000 - we kopen de nodige gronden aan voor de realisatie van waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw.
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de ontwerpakte voor de aankoop van gronden in projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek kadastraal gekend als 1e afdeling - Pittem - Sectie C - nummer 153B en 103G met een totale oppervlakte van 17.459 m², voor de som van € 139.672,00. De aankoop van de gronden gebeurt om reden van openbaar nut en met het oog op de uitvoering van waterbeheersingswerken.
Om reden van openbaar nut en met het oog op het uitvoeren van waterbeheersingswerken in het projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek is het aangeraden om gronden aan te kopen.
Het betreft oa volgend perceel:
De ontwerpakte werd opgemaakt door de Vlaamse Overheid, afdeling Vastgoedtransacties.
De totale kostprijs voor de aankoop van het perceel 1e afdeling - Pittem - Sectie C - Nummer 154A met een oppervlakte van 10.030 m² bedraagt € 80.920,00. De nodige kredieten voor de aankoop zijn voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 onder ACT-112/0200-00/2203000 - we kopen de nodige gronden aan voor de realisatie van waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw.
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de ontwerpakte voor de aankoop van grond in projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek kadastraal gekend als 1e afdeling - Pittem - Sectie C - nummers 154A met een totale oppervlakte van 10.030 m², voor de som van € 80.920,00. De aankoop van de grond gebeurt om reden van openbaar nut en met het oog op de uitvoering van waterbeheersingswerken.
Om reden van openbaar nut en met het oog op het uitvoeren van waterbeheersingswerken in het projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek is het aangeraden om gronden aan te kopen.
Het betreft oa volgende percelen:
De ontwerpakte werd opgemaakt door de Vlaamse Overheid, afdeling Vastgoedtransacties.
De totale kostprijs voor de aankoop van de percelen - 1e afdeling - Pittem - Sectie C - Nummer 155A en 156 met een totale oppervlakte van 11.000 m² bedraagt € 82.808,00. De nodige kredieten voor de aankoop zijn voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 onder ACT-112/0200-00/2203000 - we kopen de nodige gronden aan voor de realisatie van waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw.
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de ontwerpakte voor de aankoop van gronden in projectgebied Devebeek-Zwartegatbeek kadastraal gekend als 1e afdeling - Pittem - Sectie C - nummer 155A en 156 met een totale oppervlakte van 11.000 m², voor de som van € 82.808,00. De aankoop van de gronden gebeurt om reden van openbaar nut en met het oog op de uitvoering van waterbeheersingswerken.
E-mailbericht van 4 juni 2024 van WVI om de samenwerkingsovereenkomst voor de IG DPO ondersteuning ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.
Juridische overweging
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
Wet van 17 juni 2013 over de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 17 december 2023 tot aanpassing van 2 drempels in de wet van 13 juni 2013.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten - "Overheidsopdrachtenwet", gewijzigd bij wet van 8 februari 2023, meer bepaald artikel 30 betreffende het in-house-toezicht.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij decreet van 3 mei 2024 tot wijziging van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het Provinciedecreet van 9 december 2005, de wet van 19 juli 1976 tot instelling van een verlof voor de uitoefening van een politiek mandaat en het koninklijk besluit van 31 mei 1977 tot uitvoering van artikel 4 van de wet van 19 juli 1976 tot instelling van een verlof voor de uitoefening van een politiek mandaat.
Decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
Bestuursdecreet van 7 december 2018, het laatst gewijzigd bij decreet van 17 mei 2024 tot wijziging van diverse decreten, meer in het bijzonder de openbaarheid van bestuur.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, het laatst gewijzigd bij wet van 22 december 2023 tot wijziging van de regelgeving inzake overheidsopdrachten teneinde de toegang van KMO's tot die opdrachten te bevorderen.
Het koninklijk besluit van 18 juni 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, het laatst gewijzigd bij koninklijk besluit van 13 augustus 2023 inzake het bestuur van overheidsopdrachten en concessies en tot wijziging van diverse bepalingen van het koninklijk besluit van 18 april 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en van het koninklijk besluit van 18 juni 2017 over de plaatsing van overheidsopdrachten in de speciale sectoren inzake het bestuur van overheidsopdrachten en concessies.
Besluit van de Vlaamse regering van 23 november 2018 betreffende de functionarissen voor gegevensbescherming, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische gegevensverkeer.
Richtlijnen voor functionarissen voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) goedgekeurd op 13 december 2016.
De gecoördineerde statuten van 27 juni 2019 van de West-Vlaamse Intercommunale (W.V.I.).
De Europese verordening 2016/679 van 27 april 2016, gekend als AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), legt organisaties maatregelen op om de gegevens van natuurlijke personen te beschermen en de verwerking van deze persoonsgegevens te reguleren.
In het verleden stond het lokaal bestuur in voor het informatieveiligheids- en gegevensbeschermingsbeleid met ondersteuning van C-smart, die ons ondersteunde met een data protection officer (DPO). De samenwerking verliep in 2023 en 2024 niet zo goed waardoor de algemeen directeur op zoek ging naar alternatieven.
Gezien de omvang van dit domein en nodige specifieke kennis wil het bestuur zich in de toekomst verder laten ondersteunen door een externe partner op dit gebied.
De kostendelende vereniging intergemeentelijk informatiebeheer (KDV IGIB), opgericht in de schoot van WVI, heeft tot doel voor haar leden een gezamenlijke dienstverlening uit te bouwen, specifiek gericht op het ondersteunen van de leden bij de uitoefening van hun taken op het vlak van informatiebeheer.
De WVI zet hiertoe het nodige gekwalificeerde personeel in.
Zodoende moet tussen de gemeente Pittem en de WVI een samenwerkingsovereenkomst afgesloten worden.
KDV-IGIB heeft o.a. een intergemeentelijke DPO in dienst.
De intergemeentelijke DPO wordt nominatief aangesteld als de functionaris gegevensbescherming in de lokale besturen die een beroep op hem doen.
Hij of zij neemt alle wettelijke taken van de functionaris gegevensbescherming op zich binnen het lokaal bestuur waar hij aangesteld is.
Er is momenteel ruimte in het takenpakket van deze intergemeentelijke DPO om één lokaal bestuur er bij te nemen met een inzet van 4 u. per week.
De aanwezigheid van een externe DPO in het bestuur aan 4 u. per week zal een duurzame werking mogelijk maken op het vlak van informatieveiligheid en gegevensbescherming door een medewerker die het lokaal bestuur kent, dankzij de fysieke en frequente systematische aanwezigheid.
De kostprijs wordt jaarlijks binnen de stuurgroep van KDV-IGIB vastgelegd.
Deze bestaat hoofdzakelijk uit de salariskost van de intergemeentelijke DPO, die verdeeld wordt over de leden die er beroep op doen.
De stuurgroep van de KDV-IGIB is samengesteld uit 1 vertegenwoordiger van elk deelnemend lokaal bestuur.
De kostprijs voor 4 u. per week wordt momenteel geraamd op € 11.000,00 per jaar.
Om als gemeente Pittem toe te kunnen treden tot de KDV-IGIB is de goedkeuring nodig van de raad voor maatschappelijk welzijn en van de gemeenteraad zodat de intergemeentelijke DPO voor beide entiteiten kan werken.
De opdracht kan in toepassing van artikel 30 'in-house-toezicht' van de wet op overheidsopdrachten van 17 juni 2016, gewijzigd bij wet van 8 februari 2023, meer bepaald artikel 30 betreffende het in-house-toezicht.worden toevertrouwd aan WVI zonder toepassing van de aanbestedingsregels in de relatie tussen WVI en het lokaal bestuur:
"Het lokaal bestuur heeft, samen met de andere leden van WVI, via de algemene vergadering een gezamenlijk toezicht op WVI zoals op haar eigen diensten gezien het bestuur, volgens de statuten van WVI en Decreet lokaal bestuur, in staat is een gezamenlijke (lees: samen met de andere besturen–vennoten) beslissende invloed uit te oefenen op de strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen van WVI er is geen privé-kapitaal in WVI aanwezig. WVI verricht uitsluitend activiteiten ten behoeve van de aangesloten en vertegenwoordigde besturen WVI is decretaal verplicht is de belangen van haar leden te behartigen."
De uitgave is voorzien in het meerjarenplan 2020-2025.
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de intergemeentelijke samenwerking met WVI in een "kostendelende vereniging KDV IG informatiebeheer" goed in hiernavolgende samenwerkingsovereenkomst en de 4 annexen (1. ledenlijst, 2. identiteitsgegeven gemeenschappelijk personeel en hun werkregime, 3. activiteiten van de KDV, 4. addendum 5 aan de samenwerkingsovereenkomst "kostendelende vereniging informatiebeheer"). Deze samenwerkingsovereenkomst vervangt de voorgaande samenwerkingsovereenkomst rond de kostendelende vereniging intergemeentelijk informatiebeheer.
Artikel 2
De gemeenteraad keurt de toetreding van de gemeente Pittem tot de vernieuwde "kostendelende vereniging KDV IGIB-WVI" goed.
Artikel 3
De goedgekeurde samenwerkingsovereenkomst "kostendelende vereniging KDV IGIB-WVI" wordt na goedkeuring en ondertekening door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur toegestuurd aan het secretariaat van de WVI.
Volgende variapunten werd per mail dd. 27/8/2024 bezorgd door Christophe Vancoillie (NPE):
1) Organisatie na-schoolse opvang (Nathalie Delmotte)
Hoe heeft de gemeente ondersteuning aangeboden binnen deze re-organisatie? De aangeboden schoolsport is snel volboekt in verschillende leerjaren. Wordt dit nog aangepast? Welke financiële gevolgen heeft dit en zijn de locaties groot genoeg? Is er ondersteuning voor de zwemlessen?
Annick Debonné: het was een grote puzzel om te leggen. We zijn van 2 beurten sportacademie naar 5 beurten sportacademie gegaan. Er zijn ook aanpassingen in de muziekacademie gedaan en ook de danslessen zijn uitgebreid. We kunnen nog bekijken als we de groepen nog kunnen aanpassen.
Kleuterturnen blijft op woensdag.
De ondersteuning van de zwemlessen blijven hetzelfde, wij geven als gemeente 1 euro per zwemles subsidie. We hebben een aantal jaren terug de subsidie opgetrokken van 0,5 euro naar 1 euro.
2) Testopstelling Kasteeldreef - Kolonel Naessensstraat (Renzo Callant)
De testopstelling was niet opgenomen in de mobiliteitsplanning. Er was geen mogelijkheid om feedback te geven door de inwoners van de straat. Het is problematisch voor zwaar vervoer en landbouwvoertuigen, geluidsoverlast, gevaarlijker voor fietsers, ... Zijn de inwoners van de straat betrokken geweest? De inwoners willen dat de blokken terug verwijderd worden.
Denis Fraeyman: in het mobiliteitsplan hebben we aangegeven dat de straat een snelheidsregime van 50km/u zou krijgen en dat snelheidsbeperkende maatregelen zouden ingevoerd worden.
De proefopstelling is reeds aangepast. We zullen metingen doen en er komt nog een tweede testopstelling.
De aanpassingen zijn vroeger gedaan omdat Fluvius rioleringswerken in de Kolonel Naessensstraat plant in 2026-2027, dus tegen dan moeten we wel weten welke opstelling goed werkt.
3) Werken in de Molenakker (Rik Gelaude)
Er is veel ongenoegen over de werken in de Molenakker door de inwoners. De werken gaan ook traag vooruit. De inwoners krijgen ook weinig feedback van de gemeente, Fluvius, studiebureau.
Chris Marreel: we zijn iedere vrijdagnamiddag aanwezig op de werf en we zijn ook telefonisch bereikbaar. Er is ook een bewonersbrief verstuurd. Er is inderdaad hinder maar we hebben aangedrongen bij de aannemer om een inhaalbeweging te doen. We hebben ook gevraagd om geen wegen verder uit te breken, maar eerst te beginnen aan de opbouwwerken. Het aantal ploegen van de aannemer wordt ook uitgebreid. Tijdens het verlof waren alle woningen bereikbaar, maar tijdens de werken is dit moeilijker. We hameren ook op de bereikbaarheid van de woningen voor hulpdiensten.
4) Betonrot viaduct Muizebekestraat (Christophe Vancoillie)
Er zijn stukken beton los gekomen van het viaduct in de Gentsemeersweg. Wordt dit opgevolgd? En zijn de leden van het schepencollege voldoende bereikbaar voor de burger om problemen te melden?
Chris Marreel: we kregen inderdaad melding van gevallen betonstukken. Wij hebben dit opgeruimd en AWV volgt dit mee op. Er is momenteel volgens AWV geen gevaar en het wordt hersteld door hun aannemer.
Volgende punten werden ingediend en ter zitting besproken:
1) Organisatie na-schoolse opvang (Nathalie Delmotte)
2) Testopstelling Kasteeldreef - Kolonel Naessensstraat (Renzo Callant)
3) Werken in de Molenakker (Rik Gelaude)
4) Betonrot viaduct Muizebekestraat (Christophe Vancoillie)
Namens Gemeenteraad,
Carl Couckuyt
Algemeen directeur
Denis Fraeyman
Burgemeester-voorzitter