Besluit Gemeenteraad

ma 01/12/2025 - 20:30

Nieuw erkenningsreglement voor verenigingen - goedkeuring

Aanwezig: Arne Min Jou, Voorzitter
Denis Fraeyman, Burgemeester
Annick Debonné, Chris Marreel, Heidi Lievrouw, Stijn Vandenhende, Schepenen
Greet Dewitte, Rik Gelaude, Christophe Vancoillie, Andres Vandewalle, Renzo Callant, Veronique Raedt, Sharon Van Daele, Marijke Moerman, Wies Vanden Berghe, Jarne Vervaeke, Thomas De Cuypere, Gemeenteraadsleden
Carl Couckuyt, Algemeen directeur

Aanleiding

Het uitgangspunt van dit nieuwe erkenningsreglement voor verenigingen is om voor alle verenigingen (cultuur, jeugd, sport en milieu) een vereenvoudigde en gemeenschappelijke aanpak te creëren, waardoor het aanvraagproces transparanter en efficiënter wordt.

Regelgeving

Decreet lokaal bestuur

Tussenkomsten

Jarne Vervaeke: erkende verenigingen blijven dus erkend?

Heidi Lievrouw: ja, maar we rekenen op de eerlijkheid van de vereniging: als de vereniging als dusdanig gewijzigd is, vragen we aan de vereniging om dit zelf te melden.

Publieke stemming

Aanwezig: Arne Min Jou, Denis Fraeyman, Annick Debonné, Chris Marreel, Heidi Lievrouw, Stijn Vandenhende, Greet Dewitte, Rik Gelaude, Christophe Vancoillie, Andres Vandewalle, Renzo Callant, Veronique Raedt, Sharon Van Daele, Marijke Moerman, Wies Vanden Berghe, Jarne Vervaeke, Thomas De Cuypere, Carl Couckuyt

Voorstanders: Arne Min Jou, Denis Fraeyman, Annick Debonné, Chris Marreel, Heidi Lievrouw, Stijn Vandenhende, Greet Dewitte, Veronique Raedt, Sharon Van Daele, Marijke Moerman, Wies Vanden Berghe

Onthouders: Rik Gelaude, Christophe Vancoillie, Andres Vandewalle, Renzo Callant, Jarne Vervaeke, Thomas De Cuypere

Resultaat: Met 11 stemmen voor, 6 onthoudingen

Besluit

De gemeenteraad verleent goedkeuring aan het nieuwe erkenningsreglement voor verenigingen als volgt:

Artikel 1: Doel
Met dit reglement erkent gemeente Pittem de belangrijke rol van verenigingen in het verbinden en versterken van de lokale gemeenschap. Dit erkenningsreglement biedt een kader om verenigingen te ondersteunen en hun werking te versterken.

Artikel 2: Doelgroep

Het reglement geldt voor verenigingen die actief zijn in Pittem en bijdragen aan ontmoeting, verbinding, maatschappelijke betrokkenheid en/of educatie.

Artikel 3: Algemene voorwaarden

3.1. Bestuurlijke vorm

De vereniging is een feitelijke vereniging of een vzw.
Met uitzondering van politieke partijen, vakorganisaties, beroepsverenigingen en commerciële initiatieven.
Ze wordt bestuurd door minstens 3 personen.

3.2. Werking en activiteiten

De vereniging heeft een maatschappelijke zetel in Pittem en organiseert minstens de helft van haar activiteiten op het grondgebied van de gemeente.
De vereniging telt minstens 10 Pittemse leden of minstens 1/3 van de leden woont in Pittem.
Een activiteitenprogramma hebben dat in overeenstemming is met de doelen van de vereniging.

3.3. Verzekeringen

De vereniging sluit de nodige verzekeringen af voor haar werking en informeert bestuurders, leden, vrijwilligers,… hierover.
Het wordt sterk aanbevolen om een burgerrechtelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
Een verzekeringspolis lichamelijke ongevallen voor de leden is aanbevolen.
Een verzekering vrijwilligerswerk via Steunpunt Vrijwilligerswerk wordt aanbevolen.

Artikel 4: Aanvraagprocedure

Na een jaar aantoonbare activiteit kan deze erkenning aangevraagd worden.
De aanvraag gebeurt via een online formulier op de gemeentelijke website.
De aanvraag wordt ingediend bij de administratie. Het college van burgemeester en schepenen beslist op advies van de administratie.
Bij een negatieve beslissing kan de vereniging binnen 15 dagen beroep aantekenen bij het college van burgemeester en schepenen. Tegen de beslissing in beroep is geen verder verhaal mogelijk.

Artikel 5: Duur van de erkenning

Erkenning is niet beperkt in de tijd zolang de vereniging blijft voldoen aan de voorwaarden in artikel 3. Er kan steekproefsgewijze controle gebeuren door de administratie om te kijken als de vereniging nog voldoet aan de voorwaarden in artikel 3.
Wanneer uit onderzoek blijkt dat een vereniging niet voldoet aan de verplichtingen en voorwaarden uit dit reglement kan de erkenning ingetrokken worden.
Indien een vereniging haar activiteiten stopzet, vervalt het recht op een toelage vanaf de datum van stopzetting. De stopzetting dient schriftelijk gemeld te worden aan de gemeente. Reeds toegekende toelages kunnen worden teruggevorderd.

Artikel 6: Reeds erkende verenigingen

Verenigingen die in het verleden reeds door de gemeente Pittem werden erkend en op 1 januari 2026 nog steeds voldoen aan bovenstaande voorwaarden behouden hun eerdere erkenning. Deze verenigingen hoeven geen nieuwe aanvraag tot erkenning in te dienen.

Artikel 7: Privacy (GDPR)

Voor het behandelen van de erkenningsaanvraag moet de bevoegde dienst over bepaalde persoonsgegevens beschikken. De aanvrager moet een lijst toevoegen van de (bestuurs)leden met daarin naam en adres zodat de dienst kan controleren of de vereniging voldoet aan de erkenningsvoorwaarden. Deze persoonsgegevens zullen niet gebruikt worden voor andere doeleinden of gedeeld worden met derden. De persoonsgegevens worden bewaard in het erkenningsdossier conform de bewaartermijnen opgelegd door het rijksarchief.

Voor meer info over verwerken van persoonsgegevens verwijzen we naar onze privacyverklaring op onze website.

Artikel 8: Voordelen van de erkenning

Een erkenning als Pittemse vereniging impliceert volgende voordelen:

De vereniging kan gebruik maken van de materialen uit de gemeentelijke uitleendienst, volgens de voorwaarden van het geldende reglement.
De vereniging kan genieten van een verlaagd tarief voor de huur van gemeentelijke infrastructuur in lijn met het geldende reglement.
Jubilerende verenigingen komen in aanmerking voor een bijkomende subsidie, conform het geldende reglement.
De vereniging kan fiscale attesten uitreiken voor activiteiten voor kinderen tot 14 jaar.
Jaarlijkse aanvraag van een basis- en engagementstoelage is mogelijk, volgens de voorwaarden van het reglement.

Artikel 9:

Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement en wordt ertoe gemachtigd in alle onvoorziene gevallen de nodige beslissingen te nemen.

Artikel 10:

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026 en heft volgende volgende gemeenteraadsbeslissingen op:

- gemeenteraadsbesluit van 22 december 2008 - erkenningsbesluit gemeentelijke sportclubs