De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de gemeenteraadsleden. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend.
- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32
- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad
- verslag vorige zitting
Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd.
De gemeente werd op 27 maart 2023 per brief uitgenodigd op de Jaarvergadering van IZI WONEN Sociale Huisvestingsmaatschappij (voorheen 'De Mandelbeek') die plaatsvindt op dinsdag 18 april 2023 om 18u. in feestzaal 't Hoornaerts, Kachtemsplein 13 te Izegem. Aangezien de eerstvolgende gemeenteraad pas doorgaat op 8 mei 2023 werd gevraagd aan het schepencollege in vergadering van 5 april 2023 om de agenda goed te keuren en het mandaat van de vertegenwoordiger te bepalen voor deze Jaarvergadering. Aan de gemeenteraad wordt nu gevraagd om deze beslissing te valideren.
-het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017
-de statuten van IZI WONEN.
-de beslissing van het schepencollege van 5 april 2023
De dagorde voor de Jaarvergadering van IZI WONEN werd als volgt samengesteld:
1. Kennisname van de vervroegde datum algemene vergadering
2. Goedkeuring jaarverslag van de Raad van Bestuur over het dienstjaar 2022
3. Bespreking balans en resultatenrekening per 31 december 2022
4. Verslag bedrijfsrevisor
5. Goedkeuring balans en resultatenrekening per 31 december 2022
6. Goedkeuring van de voorgestelde winstbestemming
7. Kwijting aan de bestuurders nopens hun beleid in het dienstjaar 2022
8. Kwijting aan de bedrijfsrevisor
9. Definitieve benoeming van bestuurder Tom Verbeke
10. Varia.
In het gemeenteraadsbesluit van 4 maart 2019 inzake de aanduiding van de vertegenwoordiger van de gemeente op de algemene vergaderingen van IZI WONEN , werden volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen:
-Mevrouw Heidi Lievrouw, schepen, wonende te Pittem, Egemstraat 64, als vertegenwoordiger
-Mevrouw Jessica Vandromme, raadslid, wonende te Pittem, Egem Veldweg 12, als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Enig artikel
De gemeenteraad bekrachtigt de beslissing van het schepencollege van 5 april 2023 waarbij deze, op basis van de bekomen documenten, haar goedkeuring hecht aan de agenda en het mandaat verleent aan de vertegenwoordiger, Mevr. Heidi Lievrouw, voor de Jaarvergadering van IZI WONEN op 18 april 2023.
Ons bestuur werd per brief op 11 april 2023 uitgenodigd naar de Algemene Vergadering van de bouwmaatschappij de Mandel die door gaat op dinsdag 25 april 2023 om 18u in de kantoren van de Mandel, Groenestraat 224 in Roeselare. Aangezien de eerstvolgende gemeenteraad pas doorgaat op maandag 8 mei 2023 werd gevraagd aan het schepencollege om de agenda goed te keuren en het mandaat van de vertegenwoordiger te bepalen voor de besluitvorming van deze Algemene Vergadering. Aan de gemeenteraad wordt nu gevraagd om deze beslissing te valideren.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
- de beslissing van het schepencollege van 19 april 2023
De dagorde van de Algemene Vergadering met schriftelijke besluitvorming is als volgt
1. Geldigheid bijeenroepen vergadering
2. Goedkeuren jaarverslag 2022
3. Goedkeuren jaarrekening 2022
4. Verslag van de commissaris
5. Kwijting aan de bestuurders
6. Kwijting aan de commissaris
7. Aankoop aandelen De Mandel
8. Ontslag aandeelhouders – Terug inkopen aandelen
9. Overdracht van aandelen
10. Benoemen nieuwe bestuurder ingevolge beslissing publieke aandeelhouder
11. Melding vergoedingen aan commissaris buiten mandaat
12. Corporate governance
13. Zitpenningen bestuursleden
14. Mandaat revisor
15. Varia
Enig artikel
De gemeenteraad bekrachtigt de beslissing van het schepencollege van 19 april 2023 waarbij deze, op basis van de bekomen documenten, haar goedkeuring hecht aan de agenda en het mandaat verleent aan de vertegenwoordiger mevrouw Annick Debonné voor de jaarvergadering van de bouwmaatschappij de Mandel op 25 april 2023.
Per aangetekend schrijven van 21 maart 2023 werd de gemeente uitgenodigd op de Gewone Algemene Vergadering van I.V.I.O., die doorgaat op maandag 22 mei 2023 om 18u. in de vergaderzaal van I.V.I.O., Lodewijk de Raetlaan 12 te Izegem.
- artikel 454 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 houdende de dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen,
- de gemeente werd opgeroepen per aangetekend schrijven van 21 maart 2023 om deel te nemen aan de zitting van de Gewone Algemene Vergadering van I.V.I.O. op 22 mei 2023,
-de ter beschikking gestelde agenda en documenten.
Volgende punten staan op de agenda van de Gewone Algemene Vergadering van I.V.I.O. van maandag 22 mei 2023:
1. Goedkeuring verslag van de Raad van Bestuur over het dienstjaar 2022
2. Kennisname verslag van de heer Commissarisrevisor
3. Goedkeuring jaarrekening per 31 december 2022
4. Kwijting verlenen aan de bestuurders en commissaris revisor voor het boekjaar 2022
5. Benoeming commissaris-revisor
6. Ontslag en benoeming nieuwe bestuurders
7. Varia.
In de gemeenteraadsbeslissing van 30/1/2019 werd de heer Stijn Vandenhende aangesteld als effectief lid voor de algemene vergadering en mevrouw Greet Dewitte als plaatsvervanger, beiden voor de hele legislatuur 2019-2024. Aangezien de heer Stijn Vandenhende bij gemeenteraadsbeslissing van 13/12/2021 werd voorgedragen als bestuurder bij I.V.I.O. werd op de gemeenteraad van 2 mei 2022 een nieuwe vertegenwoordiger verkozen: de heer Arne Min Jou werd aangesteld als effectief lid voor de algemene vergaderingen van I.V.I.O.
Artikel 1
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de agenda van de Gewone Algemene Vergadering van 22 mei 2023:
1. Goedkeuring verslag van de Raad van Bestuur over het dienstjaar 2022
2. Kennisname verslag van de heer Commissarisrevisor
3. Goedkeuring jaarrekening per 31 december 2022
4. Kwijting verlenen aan de bestuurders en commissaris revisor voor het boekjaar 2022
5. Benoeming commissaris-revisor
6. Ontslag en benoeming nieuwe bestuurders
7. Varia.
Artikel 2
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Gewone Algemene Vergadering van 22 mei 2023 zal zijn stemgedrag afstemmen op de beslissing genomen in onderhavig gemeenteraadsbesluit en de punten van de agenda van de Gewone Algemene Vergadering van 22 mei 2023 goedkeuren.
Artikel 3
Deze beslissing dient te worden overgemaakt aan I.V.I.O., Lodewijk de Raetlaan 12, 8870 Izegem.
Per aangetekend schrijven van 30 maart 2023 werd ons bestuur uitgenodigd voor de Algemene Vergadering van WVI die zal plaatsvinden op woensdag 7 juni 2023 om 18.30u. in Furnevent, Nijverheidsstraat 8 te 8630 Veurne.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
- het feit dat de gemeente Pittem deelnemer is van de West-Vlaamse Intercommunale - dienstverlenende vereniging, afgekort tot WVI;
- de statuten van WVI;
- het schrijven van WVI van 30 maart 2023 met aanduiding van de agenda voor de Algemene Vergadering van 7 juni 2023.
Op de Algemene Vergadering van woensdag 7 juni 2023 worden de volgende punten besproken:
1. Goedkeuring verslag van de Buitengewone Algemene Vergadering van 14 december 2022
2. Verslag van de raad van bestuur (jaarverslag 2022)
3. Verslag van de commissaris
4. Jaarrekeningen 2022
5. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
6. Akteneming bestuurder met raadgevende stem
7. Mededelingen.
In vergadering van 30 januari 2019 heeft de gemeenteraad de volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van de WVI tijdens de legislatuur 2019-2024 :
- De heer Denis Fraeyman, burgemeester, wonende te Pittem, Kerkstraat 7 als vertegenwoordiger
- Mevrouw Greet Dewitte, raadslid, wonende te Pittem, Jozef Cardijnstraat 15 als plaatsvervangend vertegenwoodiger.
Artikel 1
De agenda en elk van de afzonderlijke punten van de agenda van de Algemene Vergadering van de dienstverlenende vereniging WVI die plaatsvindt op 7 juni 2023 worden goedgekeurd:
1. Goedkeuring verslag van de Buitengewone Algemene Vergadering dd. 14-12-2022
2. Verslag van de raad van bestuur (jaarverslag)
3. Verslag van de commissaris
4. Jaarrekeningen 2022
5. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
6. Akteneming bestuurder met raadgevende stem
7. Mededelingen.
Artikel 2
Aan de vertegenwoordiger van de gemeente Pittem, houder van 4828 aandelen, die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering van de dienstverlenende vereniging WVI die plaatsvindt op woensdag 7 juni 2023 om 18u30 in Furnevent, wordt het mandaat gegeven om:
- er aan alle beraadslagingen en stemmingen deel te nemen, alle voorstellen met betrekking tot de agenda goed te keuren, alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten te ondertekenen en in het algemeen, het nodige te doen om de agendapunten van de Algemene Vergadering uit te voeren.
- deel te nemen aan elke latere Algemene Vergadering met dezelfde dagorde, in geval de op 7 juni 2023 geplande Algemene Vergadering niet rechtsgeldig zou kunnen beraadslagen en daarbij aan alle beraadslagingen en stemmingen deel te nemen, alle voorstellen met betrekking tot de agenda goed te keuren, alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten te ondertekenen en in het algemeen, het nodige te doen om de agendapunten van de Algemene Vergadering te realiseren.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van de hierbij genomen beslissingen en deze over te maken aan de toezichthoudende overheid en er kennis van te geven aan WVI vóór 7 juni 2023.
Als aandeelhouder van EthiasCo bv werd de gemeente per brief uitgenodigd op de jaarlijkse Algemene Vergadering die plaats zal vinden op donderdag 8 juni 2023 om 10u. In toepassing van artikel 23 van de statuten wordt deze Algemene Vergadering gehouden via een digitaal platform en een stemming op afstand.
Om redenen van flexibiliteit heeft EthiasCo een beveiligde digitale oplossing ontwikkeld waardoor elke deelnemer digitaal aan de stemming kan deelnemen: ofwel vooraf ofwel via videoconferentie op de dag zelf.
De belangrijkste verandering die voortvloeit uit deze nieuwe werkwijze is dat elke aandeelhouder een administratief beheerder moet aanwijzen:
EthiasCo verzoekt om de gegevens van deze administratief accountbeheerder zo spoedig mogelijk toe sturen, alsook deze van de vertegenwoordiger op de Algemene Vergaderingen. Aangezien er in het verleden nog geen vertegenwoordiger noch plaatsvervangend vertegenwoordiger werd gekozen, zal deze worden verkozen op de huidige gemeenteraad.
De aanwezen personen (de administratief beheerder en de vertegenwoordiger op de algemene vergadering) zullen vervolgens de instructies ontvangen om hun account op het platform te activeren. Het aantal deelbewijzen, en dus ook stemmen, voor onze gemeente is 2.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- de statuten van EthiasCo
EthiasCo verzoekt de aandeelhouders om een administratief accountbeheerder aan te duiden, de meest geschikte persoon voor deze taak, aldus EthiasCo, is een medewerker van de directeur of financieel directeur van de gemeente. Daarom zou Mevrouw Tonia Depoortere, financieel directeur, deze taak op zich nemen.
De gemeenteraad gaat over tot het aanduiden van een vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger van onze gemeente in de algemene vergaderingen van EthiasCo tot einde legislatuur. Deze dient lid te zijn van de gemeenteraad.
Ter zitting draagt CD&V Heidi Lievrouw als effectief lid en Chris Marreel als plaatsvervanger voor. NPE draagt Nathalie Delmotte voor als effectief lid en Petra Ide als plaatsvervanger.
De gemeenteraad gaat over tot de geheime stemming voor de aanduiding van een vertegenwoordiger in de algemene vergaderingen van EthiasCo.
17 leden nemen deel aan de stemming en evenveel stembriefjes worden opgenomen.
Mevrouw Heidi Lievrouw bekomt 9 stemmen. Mevrouw Nathalie Delmotte bekomt 8 stemmen. Er zijn geen blanco en geen ongeldige stemmen.
De gemeenteraad gaat over tot de geheime stemming voor de aanduiding van een plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergaderingen van EthiasCo.
17 leden nemen deel aan de stemming en evenveel stembriefjes worden opgenomen.
De heer Chris Marreel bekomt 9 stemmen. Mevrouw Petra Ide bekomt 8 stemmen. Er zijn geen blanco en geen ongeldige stemmen.
De agenda van de Algemene Vergadering dd. 8 juni 2023 werd als volgt samengesteld:
1. Verslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar 2022
2. Goedkeuring van de jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2022 en bestemming van het resultaat
3. Kwijting te verlenen aan de bestuurders voor hun mandaat
4. Kwijting te verlenen aan de commissaris voor zijn opdracht
5. Statutaire benoemingen - Raad van bestuur
6. Statutaire benoemingen - Raadgevend Comité
7. Mandaat van commissaris.
Artikel 1
Mevrouw Tonia Depoortere, financieel directeur, zal de taak van administratieve accountbeheerder bij EthiasCo op zich nemen.
Artikel 2
De gemeenteraad draagt mevrouw Heidi Lievrouw voor als vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen van EthiasCo.
Artikel 3
De gemeenteraad draagt de heer Chris Marreel voor als plaatsvervangende vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen van EthiasCo.
Artikel 4
De gemeenteraad beslist goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de Algemene Vergadering van EthiasCo dd. 8 juni 2023.
Artikel 5
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering van EthiasCo op 8 juni 2023 wordt opgedragen zijn stemgedrag af te stemmen op de beslissing genomen in onderhavig raadsbesluit.
Artikel 6
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van de hierbij genomen beslissingen en hiervan kennisgeving te verrichten aan EthiasCo bv via algemene.vergadering@ethias.be.
Op 14 maart 2023 werd de gemeente via e-mail uitgenodigd op de Gewone Algemene Vergadering (jaarvergadering) van Zefier die zal plaatsvinden op donderdag 8 juni 2023 om 14 uur in het AuditoRium4 - CommunicatieCampus, Sint-Denijslaan 485 te Gent.
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, en in het bijzonder artikel 41;
- de wet van 21 december 1994 houdende sociale en diverse bepalingen, artikel 180;
- de gemeente is vennoot van de cvba Zefier;
- de statuten van de cvba Zefier inzonderheid de artikelen 26, 27 en 28;
- de uitnodiging via e-mail van 14 maart 2023 tot de Gewone Algemene Vergadering van de cvba Zefier op 8 juni 2023;
- de ter beschikking gestelde documenten.
De volgende punten staan op de agenda van de jaarvergadering van Zefier van donderdag 8 juni 2023 :
1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2022;
2. Verslag van de commissaris-revisor over de jaarrekening 2022;
3. Goedkeuring van de jaarrekening 2022 (balans, resultatenrekening, winstverdeling en toelichting);
4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris-revisor.
Er zijn geen bezwaren voorhanden om de goedkeuring van de voorgelegde agendapunten te weigeren.
De gemeenteraad heeft in vergadering van 4 maart 2019 de heer Stijn Vandenhende, schepen, aangesteld als volmachthouder en mevrouw Greet Dewitte, raadslid, als plaatsvervangend volmachthouder van de gemeente om deel te nemen aan de vergaderingen van de cvba Zefier.
Enig artikel
De gemeenteraad verleent zijn goedkeuring aan de agenda en alle afzonderlijke punten van de agenda van de Gewone Algemene Vergadering van de cvba Zefier van 8 juni 2023 zijnde:
1. Verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2022;
2. Verslag van de commissaris-revisor over de jaarrekening 2022;
3. Goedkeuring van de jaarrekening 2022 (balans, resultatenrekening, winstverdeling en toelichting);
4. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris-revisor.
De gemeente Pittem is voor één of meerdere activiteiten aangesloten bij de opdrachthoudende vereniging Gaselwest.
De gemeente werd per aangetekend schrijven van 30 maart 2023 opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering, tevens jaarvergadering, van Gaselwest die op dinsdag 20 juni 2023 om 18u. plaats zal vinden in Maelstede, Brugsesteenweg 455 te 8520 Kuurne.
- Het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 432, alinea 3, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering
- Het aangetekend schrijven van 30 maart 2023 waarin de gemeente werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering, tevens jaarvergadering, van Gaselwest die op 20 juni 2023 plaatsheeft in Maelstede, Brugsesteenweg 455 te 8520 Kuurne.
- Een dossier met documentatiestukken werd aan de gemeente per brief overgemaakt.
De agenda voor de Algemene Vergadering van Gaselwest van dinsdag 20 juni 2023 werd door de Raad van Bestuur als volgt samengesteld:
1. Kennisneming verslagen van Gaselwest van de Raad van Bestuur en van de commissaris over het boekjaar 2022.
2. Goedkeuring van de jaarrekening van Gaselwest afgesloten op 31 december 2022 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels).
3. Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgend WVV.
4. Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders, de leden van de regionale bestuurscomités en de commissaris van Gaselwest met betrekking tot het boekjaar 2022.
5. Desgevallend aanvaarding uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.
6. Statutaire benoemingen.
7. Statutaire mededelingen.
Bij gemeenteraadsbesluit van 30 januari 2019 werden de volgende personen, voor de huidige legislatuur, aangesteld om de gemeente te vertegenwoordigen op de algemene vergaderingen van Gaselwest :
Vertegenwoordiger : de heer Stijn Vandenhende, schepen, wonende te 8740 Pittem, Verbieststraat 7b.
Plaatsvervanger: mevrouw Heidi Lievrouw, schepen, wonende te 8740 Pittem, Egemstraat 64.
Artikel 1.
De gemeenteraad hecht zijn goedkeuring aan de agenda van de Algemene Vergadering tevens jaarvergadering van de opdrachthoudende vereniging Gaselwest d.d. 20 juni 2023:
1. Kennisneming verslagen van Gaselwest van de Raad van Bestuur en van de commissaris over het boekjaar 2022.
2. Goedkeuring van de jaarrekening van Gaselwest afgesloten op 31 december 2022 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels).
3. Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgend WVV.
4. Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders, de leden van de regionale bestuurscomités en de commissaris van Gaselwest met betrekking tot het boekjaar 2022.
5. Desgevallend aanvaarding uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.
6. Statutaire benoemingen.
7. Statutaire mededelingen.
Artikel 2.
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de (fysieke of digitale) Algemene Vergadering tevens jaarvergadering van de opdrachthoudende vereniging Gaselwest op 20 juni 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), wordt opgedragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Artikel 3.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Gaselwest, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres vennootschapssecretariaat@fluvius.be.
Onze gemeente is sedert 1 juni 2019 aangesloten bij TMVS dv.
Op 6 april 2023 werd ons bestuur per mail en aangetekend schrijven uitgenodigd tot de Algemene Jaarvergadering van TMVS dv die plaats zal vinden op dinsdag 20 juni 2023 om 17.30 u. in Flanders Expo, Maaltekouter 1, 9051 Gent. De vergadering zal fysiek plaatsvinden met digitale inbelmogelijkheid via ZOOM.
- de gemeente is aangesloten bij TMVS dv
- de statuten van TMVS dv
- de oproepingsbrief voor de Algemene Jaarvergadering van TMVS dv op 20 juni 2023, waarin de agenda werd meegedeeld
- de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.
Volgende punten staan op de agenda van de Algemene Jaarvergadering van TMVS dv van dinsdag 20 juni 2023:
1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Verslag van de raad van bestuur over boekjaar 2022
4. Verslag van de commissaris
5. a. Goedkeuring van de jaarrekening over boekjaar 2022 afgesloten per 31 december 2022
b. Goedkeuring van de voorgestelde winstverdeling over boekjaar 2022
6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding
8. Statutaire benoemingen
Varia.
De gemeenteraad heeft in vergadering van 7 november 2022 de volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van TMVS dv tijdens de huidige legislatuur:
- De heer Chris Marreel, schepen, als effectief vertegenwoordiger.
- De heer Arne Min Jou, raadslid, als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Artikel 1.
De gemeenteraad beslist goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de Algemene Jaarvergadering TMVS dv van 20 juni 2023 en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten:
1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Verslag van de raad van bestuur over boekjaar 2022
4. Verslag van de commissaris
5. a. Goedkeuring van de jaarrekening over boekjaar 2022 afgesloten per 31 december 2022
b. Goedkeuring van de voorgestelde winstverdeling over boekjaar 2022
6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding
8. Statutaire benoemingen
Varia.
Artikel 2.
De raad draagt de aangeduide vertegenwoordiger op om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de Algemene Jaarvergadering van TMVS dv vastgesteld op 20 juni 2023, te onderschrijven en zijn stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de gemeenteraad van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde Algemene Jaarvergadering.
Artikel 3.
Een afschrift van dit besluit zal:
- hetzij per post t.a.v. TMVS dv, p/a Intercommunaal Beheer Farys, Stropstraat 1 te 9000 Gent,
- hetzij per elektronische post, 20230620AVTMVS@farys.be,
gestuurd worden.
Onze gemeente is aangesloten bij de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen (Psilon).
Per aangetekende zending en mail werd de gemeente uitgenodigd om deel te nemen aan de Algemene Jaarvergadering op woensdag 21 juni 2023 om 19u30 in het onthaalgebouw Horizon (bij crematorium UITZICHT), Ambassadeur Baertlaan 5 te Kortrijk.
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- de statuten van de vereniging.
De agenda voor de Algemene Jaarvergadering van Psilon van woensdag 21 juni 2023 werd als volgt samengesteld:
1. Goedkeuring verslag over de activiteiten en rekeningen in 2022:
1.1. Verslag van de raad van bestuur
1.2. Verslag van de commissaris
2. Goedkeuring van de jaarrekening per 31/12/2022
3. Kwijting van bestuurders en commissaris
4. Vervanging raadgevend bestuurder (voordracht door GR Avelgem)
5. Vernieuwing mandaat commissaris
In vergadering van 4 maart 2019 heeft de gemeenteraad de volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van PSILON tijdens de legislatuur 2019-2024 :
- Mevrouw Heidi Lievrouw, schepen, als vertegenwoordiger
- De heer Stijn Vandenhende, schepen, als plaatsvervanger
Artikel 1
Goedkeuring wordt verleend aan de agenda van de Algemene Jaarvergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen van woensdag 21 juni 2023 om 19u30 in het onthaalgebouw Horizon (bij crematorium UITZICHT), Ambassadeur Baertlaan 5 te Kortrijk.
Artikel 2
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Jaarvergadering van de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen op 21 juni 2023 wordt opgedragen zijn stemgedrag af te stemmen op de beslissing genomen in onderhavig raadsbesluit.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van de hierbij genomen beslissing en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de Intergemeentelijke Vereniging voor Crematoriumbeheer in Zuid-West-Vlaanderen, p/a Ambassadeur Baertlaan 5, 8500 Kortrijk.
De gemeente Pittem is voor één of meerdere activiteiten aangesloten bij de opdrachthoudende vereniging Fluvius West.
De gemeente werd per aangetekend schrijven van 30 maart 2023 opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering, tevens jaarvergadering, van Fluvius West die op maandag 26 juni 2023 om 18u. plaats zal vinden in "Salons Saint Germain", De Breyne Peellaertstraat 12 te 8600 Diksmuide.
- Artikel 432, alinea 3 van het decreet over het lokaal bestuur, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke Algemene Vergadering;
- Het aangetekend schrijven van 30 maart 2023 waarin de gemeente werd opgeroepen om deel te nemen aan de Algemene Vergadering tevens jaarvergadering van Fluvius West die op 26 juni 2023 plaatsheeft in "Salons Saint Germain', De Breyne Peellaertstraat 12 te 8600 Diksmuide.
-Een dossier met documentatiestukken werd aan de gemeente per brief overgemaakt.
De agenda voor de Algemene Vergadering van Fluvius West van maandag 26 juni 2023 werd door de Raad van Bestuur als volgt samengesteld:
1. Kennisneming verslagen van Fluvius West van de Raad van Bestuur en van de commissaris over het boekjaar 2022.
2. Goedkeuring van de jaarrekening van Fluvius West afgesloten op 31 december 2022 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels).
3. Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgend WVV.
4. Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders, de leden van de regionale bestuurscomités en de commissaris van Fluvius West met betrekking tot het boekjaar 2022.
5.Desgevallend aanvaarding uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.
6. Statutaire benoemingen.
7. Benoeming van een commissaris.
8. Statutaire mededelingen.
De gemeenteraad heeft in vergadering van 4 mei 2020 de volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van Fluvius West tijdens de legislatuur 2019-2024:
- Mevrouw Jessica Vandromme, raadslid, wonende te Pittem, Egem Veldweg 12 als vertegenwoordiger
- Mevrouw Heidi Lievrouw, schepen, wonende te Pittem, Egemstraat 64 als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Artikel 1
De gemeenteraad hecht zijn goedkeuring aan de agenda van de Algemene Vergadering, tevens jaarvergadering, van de opdrachthoudende vereniging Fluvius West d.d. 26 juni 2023:
1. Kennisneming verslagen van Fluvius West van de Raad van Bestuur en van de commissaris over het boekjaar 2022.
2. Goedkeuring van de jaarrekening van Fluvius West afgesloten op 31 december 2022 (balans, resultatenrekening, winstverdeling, boekhoudkundige besluiten en waarderingsregels)
3. Vaststelling uitkeringen overeenkomstig art. 6:114 en volgend WVV.
4. Kwijting te verlenen afzonderlijk aan de bestuurders, de leden van de regionale bestuurscomités en de commissaris van Fluvius West met betrekking tot het boekjaar 2022.
5. Desgevallend aanvaarding uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.
6. Statutaire benoemingen.
7. Benoeming van een commissaris.
8. Statutaire mededelingen.
Artikel 2
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de (fysieke of digitale) Algemene Vergadering, tevens jaarvergadering, van de opdrachthoudende vereniging Fluvius West op 26 juni 2023 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikel 1 van onderhavige beslissing.
Artikel 3
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan de opdrachthoudende vereniging Fluvius West, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres "vennootschapssecretariaat@fluvius.be".
De 16 besturen uit de regio Midden-West-Vlaanderen gingen via een gemeenteraadsbeslissing akkoord met een doorgedreven samenwerking in functie van de versterking van de besturen. Dit leidde tot de oprichting van de DVV Midwest op 22 december 2017. Deze oprichting is gebaseerd op het vigerende decreet betreffende de intergemeentelijke samenwerking.
Per e-mail nodigt de DVV Midwest haar leden uit naar de Algemene Vergadering die doorgaat op dinsdag 27 juni 2023 om 18u.00. Deze zitting gaat door in het streekhuis (Spanjestraat 141 te Roeselare).
- het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking zoals gewijzigd op 18 januari 2013;
- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017;
- de statuten van de DVV Midwest.
De agenda voor de Algemene Vergadering van DVV Midwest van dinsdag 27 juni 2023 werd als volgt samengesteld:
- Goedkeuring verslag Algemene Vergadering 20 december 2022
- Goedkeuring jaarverslag DVV Midwest 2022
- Vaststellen jaarrekening 2022 en verlenen van kwijting
- Aktename van de gemeenteraadsbeslissing houdende aanduiding lid met raadgevende stem in de Raad van Bestuur
- Datum volgende Algemene Vergadering
In het gemeenteraadsbesluit van 7 november 2022 inzake de aanduiding van de vertegenwoordiger van de gemeente op de algemene vergaderingen van DVV Midwest, werden volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen:
- De heer Arne Min Jou, gemeenteraadslid, als vertegenwoordiger
- De heer Stijn Vandenhende, schepen, als plaatsvervangend vertegenwoordiger.
Artikel 1
Goedkeuring wordt verleend aan de agenda van de Algemene Vergadering van de dienstverlenende vereniging Midwest dd. 27 juni 2023 om 18u.00.
Artikel 2
De vertegenwoordiger van de gemeente die zal deelnemen aan de Algemene Vergadering van 27 juni 2023 zal zijn stemgedrag afstemmen op de beslissing genomen in onderhavig gemeenteraadsbesluit en de punten van de agenda van de Algemene Vergadering van 27 juni 2023 goedkeuren.
Artikel 3
Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de DVV Midwest via dvv-midwest@midwest.be.
Het ontwerpbeleidsplan werd besproken op de Projectstuurgroep van 26 april 2023. Het ontwerp-beleidsplan wordt voorgelegd aan de gemeenteraad van 8 mei 2023 voor voorlopige vaststelling.
Het gemeentelijk mobiliteitsplan richt zich naar de doelstellingen van de Vlaamse Mobiliteitsvisie 2040 en haar doelstellingen en de provinciale beleidsnota. Het lokale mobiliteitsplan zal zich ook moeten richten naar de globale visie vanuit het regionale mobiliteitsplan van de vervoerregio Midwest. Het aangepast beleidsplan houdt eveneens rekening met de beleidsplannen van de omliggende gemeenten, op vlak van wegencategorisering, fietsroutenetwerk en tonnagebeperkingen.
Het decreet over het lokaal bestuur
Decreet van 26 april 2019 betreffende de basisbereikbaarheid
Het oorspronkelijke mobiliteitsplan van de gemeente Pittem werd door de gemeenteraad goedgekeurd in april 2005. In februari 2013 werd het oorspronkelijke beleidsplan geactualiseerd (volgens spoor 3). Voorliggend beleidsplan betreft een verbrede en verdiepte versie van het geactualiseerde beleidsplan uit 2013. Een aantal delen van het bestaande beleidsplan werden integraal overgenomen. Maatregelen die al uitgevoerd zijn of delen die niet meer van toepassing zijn, werden weggelaten of aangevuld.
De Gemeentelijke Begeleidingscommissie (GBC) heeft op 27 februari 2019 de procedure van de sneltoets een tweede maal doorlopen. Er werd gekozen voor spoor 2, dit betekent dat een aantal thema’s zullen verbreed en/of verdiept worden. De sneltoets werd in de regionale mobiliteitscommissie (RMC) van 1 april 2019 goedgekeurd. De GBC heeft geopteerd om volgende thema’s verder te bestuderen:
De eerste twee thema’s werden samen behandeld gezien er verondersteld werd dat de maatregelen van dezelfde aard zouden zijn. Spoor 2 van een herziening van een mobiliteitsplan houdt drie grote fasen in:
Het gemeentebestuur van Pittem opteerde ervoor om het participatietraject voor de herziening van het mobiliteitsplan verder uit te werken, dit gewijzigd participatietraject werd goedgekeurd op de gemeenteraad van 5 december 2022:
Het ontwerpbeleidsplan werd besproken op de PSG van 26 april 2023. Het ontwerp-beleidsplan wordt voorgelegd aan de gemeenteraad van 8 mei 2023 voor voorlopige vaststelling.
De gemeenteraad neemt kennis van de uitgevoerde en nog uit te voeren stappen in het participatietraject voor de herziening van het Mobiliteitsplan, zoals goedgekeurd op de gemeenteraad van 5 december 2022 en stelt het ontwerp-Beleidsplan Mobiliteit voorlopig vast.
In de vergadering van de gemeenteraad van 4 november 2019 werden de tarieven van de gemeentelijke zalen CC Het Buurthuis, Zaal Broeders Maristen, Plaatsmolen, De Fontein, De Magneet, de Pupiter, het Dienstencentrum en Ontmoetingsruimte Eikeldreef gewijzigd.
Het schepencollege heeft in vergadering van 1 maart 2023 beslist om de Plaatsmolen niet terug open te zetten voor verhuur voor verenigingen en particulieren, gezien de verouderde/defecte accommodatie.
Er werd tevens beslist om de zaal De Magneet en Ontmoetingsruimte Eikeldreef te verhuren aan niet-Pittemse verenigingen.
Door deze wijzigingen dient het tariefreglement aangepast te worden.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
Het advies van de Cultuurraad zoals verleend in vergadering van 15 maart 2023 + navolgend advies van de leden via mail
Het advies van de Jeugdraad zoals verleend in vergadering van 4 maart 2023.
Het ontwerp van wijziging tarieven gemeentelijke zalen goedgekeurd door het schepencollege in vergadering van 15 maart 2023.
Het MAT gaf gunstig advies op 16 maart 2023.
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de wijziging van het tariefreglement van de gemeentelijke zalen.
Artikel 1 – Algemene bepalingen
Artikel 2 – CC Het Buurthuis
De tarieven van CC het Buurthuis bedragen voor de:
Artikel 3 – Zaal Broeders Maristen
De tarieven van Zaal Broeders Maristen bedragen voor de:
Artikel 4 – De Pupiter
De tarieven van De Pupiter bedragen voor de:
Artikel 5 – De Fontein
De tarieven van de zaal De Fontein bedragen voor de:
Artikel 6 – De Magneet
De tarieven van de zaal De Magneet bedragen voor de:
Bij activiteiten op aaneensluitende dagen georganiseerd door dezelfde vereniging en in dezelfde aanvraag geboekt, bedraagt het tarief vanaf de tweede dag: basisprijs/2. Dit voordeeltarief geldt niet voor fuiven.
Artikel 7 - Dienstencentrum
De tarieven van het Dienstencentrum bedragen voor de:
Artikel 8 – Ontmoetingsruimte Eikeldreef
De tarieven van de Ontmoetingsruimte Eikeldreef bedragen voor de:
Artikel 9
Dit besluit treedt in werking met ingang vanaf de bekendmaking via de website van de gemeente.
Het vorig reglement dd. 04/11/2019 wordt opgeheven.
Artikel 10
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de verdere afhandeling van onderhavige beslissing.
Artikel 11
Dit reglement wordt bekendgemaakt via de website van de gemeente.
In de vergadering van de gemeenteraad van 4 november 2019 werd het huishoudelijk reglement van CC Het Buurthuis, zalen Broeders Maristen, De Plaatsmolen, De Pupiter, het Dienstencentrum en Ontmoetingsruimte Eikeldreef aangepast.
Voor de zalen De Fontein en De Magneet is er een apart gebruikersreglement wat tevens in vergadering van de gemeenteraad van 4 november 2019 werd aangepast.
Voor de gebruiker van de zalen is het gemakkelijker om het gebruik van de gemeentelijke zalen in één reglement terug te vinden. Daarom is het aangewezen om beide gebruikersreglementen in eenzelfde reglement te voegen.
Het schepencollege heeft in vergadering van 1 maart 2023 beslist om de Plaatsmolen niet terug open te zetten voor verhuur voor verenigingen en particulieren, gezien de verouderde/defecte accommodatie.
Er werd tevens beslist om de zaal De Magneet en Ontmoetingsruimte Eikeldreef te verhuren aan niet-Pittemse verenigingen.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
Het advies van de Cultuurraad zoals verleend in vergadering van 15 maart 2023 + navolgend advies van de leden via mail
Het advies van de Jeugdraad zoals verleend in vergadering van 4 maart 2023.
Het ontwerp van wijziging tarieven gemeentelijke zalen goedgekeurd door het schepencollege in vergadering van 15 maart 2023.
Het MAT verleende gunstig advies op 16 maart 2023.
Artikel 1
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de wijziging van het gebruiksreglement van de gemeentelijke zalen CC Het Buurthuis - zaal Broeders Maristen - De Pupiter - Dienstencentrum - Ontmoetingsruimte Eikeldreef - De Fontein en De Magneet als volgt:
ALGEMEEN
Artikel 1
Dit reglement regelt het gebruik van de gemeentelijke zalen:
- CC HET BUURTHUIS, Marelstraat 2
- BROEDERS MARISTEN, Broeders Maristenstraat 2
- DE PUPITER, Fonteinestraat 22
- DIENSTENCENTRUM, Voldersstraat 1
- ONTMOETINGSRUIMTE EIKELDREEF, Eikeldreef 21
- DE FONTEIN, Fonteinestraat 22
- DE MAGNEET, Egemstraat 49
Artikel 2
De zalen worden verhuurd per dag.
GEBRUIKERS
Artikel 3
§1. De gemeentelijke zalen kunnen gebruikt worden door: gemeentelijke diensten, OCMW-diensten, erkende gemeentelijke advies- en beheersorganen, intergemeentelijke samenwerkingen waarvan de gemeente lid is, erkende Pittemse en Egemse verenigingen, straatcomités, gemeentelijke politieke partijen (behoudens in de sperperiode voor de verkiezingen), Pittemse en Egemse basisschool en hun ouderwerkingen, Pittemse en Egemse supportersclubs.
De zaal ‘De Pupiter’ is vooral te gebruiken als repetitielokaal voor muziekverenigingen/groepen. Beperkte activiteit zoals wekelijks ‘biljart’ is toegelaten mits afspraak en tegen huurprijs zoals bepaald in het tariefreglement.
§2. Particulieren kunnen enkel gebruik maken van de zalen, Dienstencentrum en Ontmoetingsruimte Eikeldreef voor activiteiten zoals geboorterecepties, communies, verjaardagsfeestjes, …. Deze privé-activiteiten zijn toegelaten, mits de uitdrukkelijke toestemming van de gemeente en kunnen ten vroegste 6 maanden voor de activiteit worden aangevraagd.
De zalen ‘CC Het Buurthuis, Broeders Maristen, De Pupiter, De Fontein en De Magneet’ worden niet particulier verhuurd.
§3. Niet-Pittemse verenigingen kunnen enkel gebruik maken van zaal De Magneet en Ontmoetingsruimte Eikeldreef, mits de uitdrukkelijke toestemming van de gemeente. Aanvragen kunnen ten vroegste 6 maanden voor de activiteit ingediend worden.
Artikel 4
Het gebruik van de gemeentelijke zalen moet aangevraagd worden via de webshop (www.pittem.be > ik wil iets aanvragen > zaal/accommodatie huren). Informatie is steeds te verkrijgen bij de dienst onthaal, Markt 1, 8740 Pittem, 051/46.03.50, onthaal@pittem.be of via de gemeentelijke website.
Gebruikers kunnen de aanvraag ten vroegste één jaar voor de activiteit indienen, particulieren en niet-Pittemse verenigingen ten vroegste 6 maanden. De aanvragen worden in volgorde van ontvangst behandeld.
Artikel 5
De aanvrager krijgt na behandeling door de gemeente een toelating of weigering tot het gebruik van de infrastructuur via e-mail.
Aanvragen die gebeuren op naam van een vereniging en waaruit blijkt dat dit een omzeiling is van het reglement kan leiden tot het tijdelijk of definitief weigeren van het gebruik van de zaal door de vereniging.
Artikel 6
Het gemeentebestuur heeft te allen tijde voorrang op het gebruik van de gemeentelijke zalen.
Ingeval een geplande activiteit van een vereniging hierdoor niet kan plaatsvinden, zoekt het gemeentebestuur in de mate van het mogelijke een alternatief voor de vereniging.
ACTIVITEITEN
Artikel 7
Volgende activiteiten zijn toegelaten binnen in de gemeentelijke zalen:
Volgende activiteiten zijn NIET toegelaten:
Fuiven en bals van Pittemse en Egemse verenigingen zijn enkel toegelaten in zaal De Magneet (met een maximum van 5 per jaar). Aanvragen voor Fuiven en bals door niet-Pittemse verenigingen zijn niet toegelaten.
Tijdens de jaarlijkse gemeentelijke kermisfeesten gekend onder de naam ‘Sint-Godelievekermis’ en in de jaarwending (oudejaar en Nieuwjaar) kunnen geen andere activiteiten, georganiseerd door verenigingen, plaatsvinden in zaal De Magneet en De Fontein.
Artikel 8
Buitenactiviteiten zijn mogelijk voor zover die geen overlast veroorzaken bij de buurtbewoners. Ramen moeten gesloten worden om 22u. Er mag geen storend nachtlawaai gemaakt worden.
Het in de zalen voorziene standaardmateriaal mag niet buiten gebruikt worden.
Artikel 9
Een tent als extra toegevoegde ruimte bij het gebruik van de infrastructuur is alleen toegelaten mits voorafgaande schriftelijke aanvraag aan en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
Bij goedkeuring blijft de gebruiker verantwoordelijk voor de veiligheid, zowel tijdens de opbouw, het gebruik zelf als de afbraak van de tent. Met het verlenen van goedkeuring tot het plaatsen van een tent kan het gemeentebestuur onder geen enkel beding verantwoordelijk en aansprakelijk worden gesteld.
Artikel 10
Het college van burgemeester en schepenen kan elke manifestatie, die de openbare orde en/of zeden in het gedrang brengt, verbieden.
BETALINGSMODALITEITEN
Artikel 11
De huurtarieven worden vastgesteld in het tariefreglement houdende het gebruik van de gemeentelijke zalen.
Een optie nemen is mogelijk. Indien een andere aanvrager zich aanbiedt, dient de optie op straffe van verval binnen de 48 uren omgezet te zijn in een definitieve reservering.
Artikel 12
De gemeentelijke diensten moeten tijdig én schriftelijk in kennis worden gesteld van eventuele annulering. Tijdig houdt in dat de annulering minstens zeven kalenderdagen vooraf moet gemeld worden bij de dienst onthaal van het gemeentebestuur (onthaal@pittem.be).
De annuleringskost bedraagt 50% van de huurprijs bij laattijdige verwittiging, behalve in geval van bewezen overmacht (onvoorziene omstandigheden buiten de wil van de huurder om).
Wanneer de gemeentelijke diensten niet in kennis worden gesteld van het niet-gebruik van de gemeentelijke zaal, blijft de huurprijs toch verschuldigd.
TOEGANG TOT DE GEBOUWEN
Artikel 13
Het toegangsbeheer is in handen van de gemeentelijke diensten.
De zalen De Fontein en De Magneet zijn voorzien van een elektronisch toegangssysteem.
Afhaling van de sleutel of badge gebeurt tijdens de openingsuren en wordt na de activiteit in de brievenbus van het gemeentehuis gedeponeerd. Voor CC Het Buurthuis wordt de sleutel of badge in de brievenbus van CC Het Buurthuis zelf gedeponeerd.
Bij verlies of beschadiging van de sleutel of badge wordt aan de gebruiker een schadevergoeding van 25 euro aangerekend.
De paaltjes aan De Magneet mogen enkel verwijderd worden voor het leveren en ophalen van drank, materiaal, traiteur,… Daarna dienen deze steeds teruggeplaatst te worden. Het is verboden te parkeren rond het gebouw en er dient steeds doorgang gevrijwaard te zijn voor de hulpdiensten.
Gebruikers van De Magneet kunnen geen toegang nemen tot de jeugdsite.
RICHTLIJNEN ZAALGEBRUIK
Artikel 14
De gebruiker mag de gemeentelijke zalen slechts gebruiken tijdens de toegestane data en uren.
Artikel 15
De gebruiker mag de gemeentelijke zalen enkel gebruiken voor de activiteiten waarvoor toelating is verkregen. De gebouwen kunnen niet onderverhuurd of ter beschikking gesteld worden van derden.
Artikel 16
De vluchtwegen en nooddeuren dienen te allen tijde vrij te blijven van enig obstakel.
Artikel 17
De gebruiker mag geen aanplakking doen van affiches noch van prijskaarten aan ramen, muren, plafonds, vloeren en deuren.
Herstellingskosten van beschadiging ontstaan door aanplakkingen of andere oorzaak zullen aan de gebruiker worden doorgerekend.
Artikel 18
Het gebruik van rookmachines is verboden.
Artikel 19
§1. Het gebruik van podiumelementen is mogelijk in CC Het Buurthuis, De Fontein, De Magneet en Ontmoetingsruimte Eikeldreef. Enkel de podiumelementen van de gemeente zijn toegelaten.
Indien de gebruiker podiumelementen wenst te gebruiken, kunnen deze aangevraagd worden via de website van de gemeente: als optie bij de aanvraag van de zaal, of via de webshop “materiaal huren”.
De podiumelementen worden aangevoerd en opgesteld door het gemeentepersoneel. Het gebruik ervan wordt aangerekend conform het tariefreglement 'gebruik gemeentelijke materialen'.
Er mag in geen enkel geval in een vast podium (CC Het Buurthuis) en/of gehuurde podiumelementen geboord worden. De podiumelementen kunnen enkel binnen gebruikt worden. Buitenopstelling is niet toegelaten.
§2. Podium CC Het Buurthuis:
Wanneer het gaat om een creatie van een stuk door een plaatselijk toneelgezelschap, wordt de podiumruimte achter het gordijn maximum vier weken voorbehouden voor de première. Het voorpodium (de plaats vóór het gordijn) blijft ter beschikking van de gebruiker van de zaal. Wegplaatsen van de meubels en afscherming van het decor moet door het toneelgezelschap gebeuren in overleg met de andere vereniging die in deze periode het podium nodig heeft.
Artikel 20
Bij het gebruik van muziek dient de gebruiker zelf in te staan voor de aangifte en betaling van zowel SABAM als de BILLIJKE VERGOEDING. Meer info is te verkrijgen op de respectievelijke websites en/of Unisono.
CAPACITEIT EN MATERIALEN
Artikel 21
Het maximum aantal personen ligt vast per zaal. Er geldt de standaardregel van 1m²/persoon.
Artikel 22
De aanwezige materialen per zaal zijn te raadplegen op de technische fiches via de webshop van de website van de gemeente Pittem.
Bij de bestelling van extra materiaal dient rekening gehouden te worden met de maximum capaciteit. Voor de zalen kunnen geen bijkomende tafels en stoelen aangevraagd worden.
Artikel 23
In het Dienstencentrum zijn er op de zolder vier afgebakende zones van 4 x 3 meter voor het stapelen van goederen van Pittemse verenigingen. De zones zijn afgebakend met grondmarkering.
De opgeslagen goederen zijn niet ontvlambaar. Bederfbare goederen zijn evenmin toegestaan.
Iedere vereniging is verantwoordelijk voor haar materialen en gebruikt de zolderruimte als goede huisvader. Dit geldt ook voor de inhoud van de gehuurde kasten.
Het gemeentebestuur kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor diefstal of verlies van goederen.
De vereniging vraagt schriftelijk een segment aan aan het schepencollege. Er kan maximaal één segment per vereniging worden toegewezen.
REINIGEN ZAAL
Artikel 24
Bij het ophalen van de sleutel of badge worden de richtlijnen betreffende de opkuis en schoonmaak meegegeven.
Opkuis houdt in dat na gebruik de volledige accommodatie perfect geveegd dient te worden. Bij grotere vervuiling (vetvlekken en andere vlekken) dienen deze nat verwijderd te worden.
Keuken, bar en sanitair moeten altijd gedweild worden.
Het nodige poetsmateriaal staat ter beschikking in de berging van de zalen.
De poetsmachine is uitsluitend te gebruiken door de gemeentelijke diensten.
Iedere gebruiker brengt eigen middelen mee voor de afwas zoals afwasmiddel, vaatdoeken, handdoeken...
Tafels en stoelen worden geschikt in de daartoe bestemde bergingen – op de juiste manier zoals aangegeven op het aangebrachte schema. De schikking dient te gebeuren door minimum 2 personen.
De gebruiker moet de lokalen en de omgeving van de zaal (terras, toegangsweg, parking, groenzone,…) binnen de toegestane gebruiksduur opruimen en schoonmaken.
Bij recepties, feestmaaltijden en eetfestijnen in De Fontein en De Magneet, en bij fuiven in De Magneet, krijgen de gebruikers tot 18 uur van de eerstvolgende dag de tijd om de lokalen volledig te ontruimen en schoon te maken. Echter wanneer ’s anderendaags activiteiten gepland zijn van andere verenigingen, moet de zaal opgeruimd en schoongemaakt worden tegen 12u van de eerstvolgende dag. Afwijkingen kunnen toegestaan worden mits de nodige afspraken vooraf met de dienst onthaal.
Bij onvoldoende of geen opkuis wordt de zaal gereinigd door gemeentepersoneel, waarbij de kostprijs wordt doorgerekend aan de gebruiker. De prijs per uur bedraagt het uurloon van een arbeider niveau D (1 begonnen uur = 1 aangerekend uur).
Artikel 25
Alle afval en leeggoed dient bij opkuis van de zaal door de gebruiker meegenomen te worden.
De aanwezige afvalcontainers kunnen gebruikt worden maar dienen bij de opkuis van de zaal geledigd en gereinigd te worden. De gebruiker dient zelf afvalzakken mee te brengen.
Indien de gebruiker het afval achterlaat wordt een prijs van € 5 per zak aangerekend.
Na de activiteit wordt controle uitgevoerd door de gemeentelijke diensten.
SCHADE EN GEBREKEN
Artikel 26
De gebruiker vergewist zich vóór de activiteit van de staat van de infrastructuur. Schade of gebreken moeten onmiddellijk gemeld worden aan de dienst onthaal (onthaal@pittem.be) en zullen schriftelijk vastgesteld worden. Zo niet, dan kan de gebruiker achteraf zelf verantwoordelijk gesteld worden voor de schade. Bewijsmateriaal aan de hand van foto’s is sterk aangeraden.
Artikel 27
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade.
Het gemeentebestuur maakt een staat op van de vastgestelde schade aan de infrastructuur en zendt deze door naar de gebruiker. Herstellingskosten van de schade worden gefactureerd aan de gebruiker.
Artikel 28
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle materiaal dat hij meebrengt en is verplicht om dit onmiddellijk na beëindiging van de activiteit te verwijderen. Het gemeentebestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies of diefstal van het persoonlijk materiaal van de gebruiker.
VEILIGHEID EN GEZONDHEID
Artikel 29
De gemeentelijke zalen zijn openbare ruimtes. Bijgevolg geldt er een totaal rookverbod.
Voor de naleving van de bepalingen betreffende een verbod of beperking op roken in openbare plaatsen geldt het principe van gedeelde verantwoordelijkheid. Zowel de uitbater als de bezoekers zijn verantwoordelijk voor het naleven van het besluit.
Artikel 30
De gebruiker dient er steeds voor te zorgen dat de veiligheid van de deelnemers aan de activiteit gewaarborgd is.
Alle brandpreventiemaatregelen (brandblusapparaten, nooduitgangen…) dienen door de gebruiker gerespecteerd te worden. De noodverlichting dient steeds zichtbaar te blijven. Nooduitgangen zijn steeds vrij van enig obstakel.
Elke uitbreiding van de vaste elektriciteitscentrale die gebeurt naar aanleiding van een door een gebruiker ingericht evenement dient uitgevoerd te worden overeenkomstig de normen opgelegd door AREI.
Het gebruik van producten die de veiligheid van de bezoeker in gevaar kunnen brengen of die schade kunnen veroorzaken aan de infrastructuur, is te allen tijde verboden (bv. schuim, sneeuw, zout, brandbare constructies, doeken, plastiekfolie,...).
Open vuur is strikt verboden in elke gemeentelijke zaal (gasvuur, kachels, brandend hout, vuurspektakel, vuurwerk, fakkels, gebruik van pyrotechnische producten,…).
Het gebruik van nadarelementen en hekkens in de zalen is VERBODEN (behalve de aanwezige kunststof elementen in De Magneet).
De gebruiker dient bij het verlaten van de zaal steeds alle deuren, vensters en ramen zorgvuldig af te sluiten om inbraak te voorkomen.
Artikel 31
De gebruiker zorgt er voor dat in geen enkel geval misbruik wordt gemaakt van de lift (zaal Broeders Maristen en Dienstencentrum). Kinderen onder de 14 jaar moeten bij gebruik van de lift vergezeld worden van een volwassen persoon. Bij defecten en in nood worden de aanwezige richtlijnen strikt gevolgd.
Artikel 32
Bij de organisatie van een evenement is het van groot belang dat de hulpdiensten vooraf zijn geïnformeerd teneinde snel en gepast te kunnen ingrijpen wanneer zich een incident voordoet.
Wanneer de gebruiker een tijdelijk, voor het publiek toegankelijk evenement organiseert, dient hij een meldingsformulier in te vullen. Dit formulier is terug te vinden op de website van de gemeente via ‘ik wil iets melden’.
Deze meldingsplicht geldt niet voor private feestjes (bv. communie, verjaardag,…).
SLOTBEPALINGEN
Artikel 33
Iedere gebruiker wordt geacht het gemeentelijk verhuur- en tariefreglement, en indien van toepassing het gemeentelijk fuifreglement, te kennen, na te leven en de richtlijnen van de zaalverantwoordelijke strikt op te volgen.
Artikel 34
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van dit reglement en is ertoe gemachtigd in alle onvoorziene omstandigheden de nodige beslissingen te nemen.
Artikel 35
Elke overtreding op het reglement kan leiden tot een tijdelijke of definitieve uitsluiting van het gebruik van deze zalen.
Artikel 2
Dit reglement treedt in werking vanaf de bekendmaking op de website van de gemeente.
Artikel 3
Het huishoudelijk reglement van CC het Buurthuis, zalen Broeders Maristen, de Plaatsmolen, de Pupiter, het Dienstencentrum en Ontmoetingsruimte Eikeldreef en het gebruikersreglement voor de zalen de Fontein en de Magneet, beide goedgekeurd door de gemeenteraad op 4 november 2019, worden opgeheven.
Artikel 4
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de verdere afhandeling van onderhavige beslissing.
Artikel 5
Dit reglement wordt bekendgemaakt via de webtoepassing van de gemeente.
Om reden van openbaar nut namelijk voor de aanleg van een bufferbekken en waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw thv van de Claerhoutdreef - Devebeek worden er gronden aangekocht.
Beschrijving van het goed: gemeente Pittem - eerste afdeling - Pittem
Twee percelen grond (hooi- en weiland), gelegen te 8740 Pittem, nabij de Kazandstraat, bekend op het kadaster onder Pittem/1e afdeling/Pittem, kadastrale wijk Berghouck, sectie C, volgens eigendomstitel en recent kadastraal uittreksel gekend onder de nummers 37011-C-1308-P0000 en 37011-C-1309A-P0000, met een gezamenlijke oppervlakte van één hectare negenzeventig are vijfentachtig centiare (1ha 79a 85ca).
De eigenaars zijn 1. De heer Weyts Willy en mevrouw Duyck Marleen, Kazandstraat 13 te Pittem voor het vruchtgebruik en 2. Mevrouw Weyts Cindy, Kazandstraat 13 te Pittem voor de naakte eigendom.
In vergadering van 7 juni 2021 verleende de gemeenteraad goedkeuring aan de eenzijdige verkoopsbelofte van de eigenaars. De verkoopsbelofte werd overgemaakt aan Notaris Bart Cluyse, notaris met standplaats te Pittem, die zijn ambt uitoefent in de Besloten Vennootschap genaamd "CR Notary, notarisvennootschap" voor het opmaken van een ontwerpakte.
In vergadering van 5 december 2022 verleende de gemeenteraad goedkeuring aan ontwerpakte de opgemaakt door Bart Cluyse, notaris met standplaats te Pittem voor de aankoop van twee percelen grond (hooi- en weiland), gelegen te 8740 Pittem, nabij de Kazandstraat, bekend op het kadaster onder Pittem/1e afdeling/Pittem, kadastrale wijk Berghouck, sectie C, volgens eigendomstitel en recent kadastraal uittreksel gekend onder de nummers 37011-C-1308-P0000 en 37011-C-1309A-P0000, met een gezamenlijke oppervlakte van één hectare negenzeventig are vijfentachtig centiare (1ha 79a 85ca) voor de aanleg van een bufferbekken en waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw thv van de Claerhoutdreef - Devebeek.
Deze goedkeuring werd op 13 december 2022 overgemaakt aan het notariskantoor CR notary voor het opmaken van de verkoopakte. De ondertekening van de akte zou doorgaan op woensdag 1 februari 2023. Op dinsdag 31 januari 2023 ontving het notariskantoor bijkomende opmerkingen van mevrouw Dubaere en de heer Hongenaert die zouden moeten opgenomen worden in de akte. Er werd immers aan deze tussenkomende partij gevraagd om toegang tot de aangekochte percelen via hun eigendommen te verzekeren. Bijkomende voorwaarden moeten eerst goedgekeurd worden door de gemeenteraad vooraleer opgenomen te worden in de akte.
In vergadering van 8 februari 2023 verleende het schepencollege de principiële goedkeuring aan de toevoeging van bijkomende voorwaarden aan de ontwerpakte. De bijkomende voorwaarden en opmerkingen van het schepencollege werden overgemaakt aan notaris Cluysse.
Notaris Cluyse bezorgde ons op 4 april 2023 de aangepaste ontwerpakte met de vermelding dat deze werd goedgekeurd door notaris Dusselier en haar cliënten.
In vergadering van 19 april 2023 verleende het schepencollege de principiële goedkeuring aan de aangepaste ontwerpakte.
De aankoopprijs van de grond bedraagt 135.000,00 euro . De nodige kredieten voor deze aankoop zijn voorzien in het meerjarenplan 2020-2025 onder 2022/ACT-112/0200-00/2203000/GEMEENTE/CBS/IP-112 - We kopen de nodige gronden aan voor de realisatie van waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw - beschikbaar krediet € 595.433,94.
De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de aangepaste ontwerpakte voor de aankoop van twee percelen grond (hooi- en weiland), gelegen te 8740 Pittem, nabij de Kazandstraat, bekend op het kadaster onder Pittem/1e afdeling/Pittem, kadastrale wijk Berghouck, sectie C, volgens eigendomstitel en recent kadastraal uittreksel gekend onder de nummers 37011-C-1308-P0000 en 37011-C-1309A-P0000, met een gezamenlijke oppervlakte van één hectare negenzeventig are vijfentachtig centiare (1ha 79a 85ca) voor de aanleg van een bufferbekken en waterbevoorradingsbekkens voor de landbouw thv van de Claerhoutdreef - Devebeek.
Volgend variapunt wordt toegelicht ter zitting, naar aanleiding van een vraag van raadslid Andres Vandewalle op de gemeenteraad van 3 april 2023: financieel overzicht investeringen sporthal.
Volgend variapunt wordt ter zitting gesteld:
- inschrijving zomerkampen (Nathalie Delmotte)
Namens Gemeenteraad,
Carl Couckuyt
Algemeen directeur
Denis Fraeyman
Burgemeester-voorzitter