Notulen  OCMW-raad

Aanleiding

De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de OCMW-raadsleden. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.

Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.

Regelgeving

- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005

- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32

- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad

- verslag vorige zitting

Aanleiding

• De jaarrekening 2025 van het OCMW moet vastgesteld worden.
• De financieel directeur rapporteert conform artikel 177 van het decreet lokaal bestuur in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau

1° de vervulling van de opdrachten, vermeld in dit artikel;
2° de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten;
3° de financiële risico's. 

Regelgeving

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur.

Besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale] besturen.

Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningen-stelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale (ing. MB 12 september 2018, art. 1, I: 1 januari 2020)] besturen.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 30 december 2019 betreffende meerjarenplan 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 30 december 2019 betreffende meerjarenplan 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 juli 2020 betreffende aanpassing meerjarenplan 2 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 13 juli 2020 betreffende aanpassing meerjarenplan 2 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 december 2020 betreffende aanpassing meerjarenplan 3 2020 - 2025van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 14 december 2020 betreffende aanpassing meerjarenplan 3 2020 - 2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 5 juli 2021 betreffende aanpassing meerjarenplan 4 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 5 juli 2021 betreffende aanpassing meerjarenplan 4 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 6 december 2021 betreffende aanpassing meerjarenplan 5 2020 - 2025van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 6 december 2021 betreffende aanpassing meerjarenplan 5 2020 - 2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 3 oktober 2022 betreffende aanpassing meerjarenplan 6 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 3 oktober 2022 betreffende aanpassing meerjarenplan 6 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn 5 december 2022 betreffende aanpassing meerjarenplan 7 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 5 december 2022 betreffende aanpassing meerjarenplan 7 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 3 juli 2023 betreffende de aanpassing meerjarenplan 8 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 3 juli 2023 betreffende de aanpassing meerjarenplan 8 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 4 december 2023 betreffende de aanpassing meerjarenplan 9 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 4 december 2023 betreffende de aanpassing meerjarenplan 9 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 1 juli 2024 betreffende de aanpassing meerjarenplan 10 2020-2025 van het deel OCMW: vaststellen.

Besluit van de gemeenteraad van 1 juli 2024 betreffende de aanpassing meerjarenplan 10 2020-2025 van het deel OCMW: goedkeuren.

Gunstig advies van het schepencollege van 15 april 2026.

Gunstig advies van het managementteam van 21 april 2026.

Context en argumentatie

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur reikt oplossingen aan om een echt geïntegreerd lokaal sociaal beleid mogelijk te maken, met respect voor de verschillende rechtspersonen, die erbij betrokken zijn.

Daaruit volgt dat de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (OCMW) een gezamenlijke (geconsolideerde) jaarrekening opmaken, dat door beide raden wordt vastgesteld.

Op die manier kan een geïntegreerd lokaal sociaal beleid maximaal worden gerealiseerd: beide rechtspersonen hebben samen één doelstellingenboom, waarbij de doelstellingen van het OCMW en die van de gemeente vervlochten zijn.

De gemeente en haar OCMW vormen samen 1 rapporteringsentiteit en maken één geïntegreerde jaarrekening. Daarin wordt de financiële toestand van die twee besturen als één geheel gepresenteerd en beoordeeld.

Omdat elke afzonderlijke rechtspersoon voor de eigen verplichtingen en verbintenissen blijft instaan, blijft in de geconsolideerd jaarrekening een duidelijk onderscheid bestaan tussen de kredieten van de gemeente en die van het OCMW. Dat komt tot uiting in het schema met de realisatie van de kredieten (schema J3), waarin de kredieten voor de gemeente en het OCMW apart worden opgenomen.

De gemeentelijke bijdrage voor het OCMW is niet meer opgenomen in het meerjarenplan. De gemeente moet wel zorgen dat het OCMW haar financiële verplichtingen kan nakomen.  Dit heeft als gevolgd dat de tussenkomst van de gemeente in het kader van het thesauriebeheer van het OCMW niet gebudgetteerd wordt, maar wel jaarlijks geboekt wordt in de resultaatverwerking bij de jaarrekening. De gemeente verleent een tussenkomst in het boekhoudkundig tekort van basis van het budgettair resultaat van het boekjaar van het OCMW.

De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar volgend op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.

 Die besluitvorming kan het best als volgt verlopen:

• de raad voor maatschappelijk welzijn stelt eerst zijn deel van de gezamenlijke jaarrekening vast;
• de gemeenteraad stelt vervolgens zijn deel van de gezamenlijke jaarrekening vast;
• de gemeenteraad keurt ten slotte het deel goed dat de raad voor maatschappelijk welzijn heeft vastgesteld en stelt zo de gezamenlijke jaarrekening van de gemeente en het OCMW definitief vast.

Het ontwerp van geconsolideerde jaarrekening bevat volgende documenten:

• Beleidsevaluatie;
• Financiële nota:
  • De doelstellingenrekening (J1);
  • De staat van het financieel evenwicht (J2);
  • De realisatie van de kredieten (J3);
  • De balans (J4);
  • De staat van opbrengsten en kosten (J5);
• Toelichting:
  • Het overzicht ontvangsten en uitgaven naar functionele aard (T1);
  • Het overzicht ontvangsten en uitgaven naar economische aard (T2);
  • Investeringsprojecten - per prioritaire actie (T3);
  • Het overzicht van de evolutie van de financiële schulden (T4);
  • Toelichting bij de balans (T5);
  • Overzicht van de financiële risico's;
  • Waarderingsregels;
  • Verklaring materiële verschillen;
  • Toelichting over kosten en opbrengsten met een buitengewone invloed op het budgettair resultaat;
  • Overzicht van de overgedragen kredieten ivm investering en financiering;
  • Verwijzing naar de plaats waar bijkomende documentatie beschikbaar is.

Aanleiding

Momenteel is de gemeente Pittem al aangesloten bij deze raamovereenkomst, OCMW Pittem nog niet. 

Dit is van belang voor de aankoop van ICT hardware in het OCMW. 

Regelgeving

• artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur; 
• de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
• de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 27 april 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening”.
• de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid: 
• het selectiedocument waar het stelt (punt 3.7): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst. (…) Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst) : alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
• het bestek waar het stelt (punt 4.8): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
• het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”;

• de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 20 juni 2024 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan Dustin Belgium nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar.

Context en argumentatie

Momenteel is OCMW Pittem al ingetekend in raamcontract CREAT, (Mobiele) Telefonie Proximus.

Het voorstel is om nu in te tekenen op een raamcontract van C-smart voor ICT-infrastructuur (laptops, randapparatuur,... )

De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening” (Bestek nr. CSMRTINFRA23) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016. De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;

Het is aangewezen dat de gemeente gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:

• de in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;
• het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
• Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur door aanbestedende overheden;

De gemeente is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);

Financiële impact

Het aansluiten tot de raamovereenkomst is zonder kosten en er is geen afnameverplichting.

Aanleiding

Als aandeelhouder van EthiasCo bv werd de gemeente per brief uitgenodigd op de jaarlijkse Algemene Vergadering die plaats zal vinden op donderdag 11 juni 2026 om 10u.  In toepassing van artikel 23 van de statuten wordt deze Algemene Vergadering gehouden via een digitaal platform en een stemming op afstand.

Om redenen van flexibiliteit heeft EthiasCo een beveiligde digitale oplossing ontwikkeld waardoor elke deelnemer digitaal aan de stemming kan deelnemen: ofwel vooraf ofwel live tijdens de algemene vergadering op 11 juni om 10u00.  

Met de nieuwe legislatuur dient ook een nieuw bestuursorgaan te worden aangesteld om de gemeente te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van EthiasCo.

De aangewezen personen zullen vervolgens de instructies ontvangen om te stemmen. Het aantal deelbewijzen, en dus ook stemmen, voor onze gemeente is 2.

Regelgeving

- het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

- de statuten van EthiasCo

Context en argumentatie

De agenda van de Algemene Vergadering dd. 11 juni 2026 werd als volgt samengesteld:

1. Verslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar 2025

2. Goedkeuring van de jaarrekening op 31 december 2025 en bestemming van het resultaat

3. Kwijting aan de bestuurders

4. Kwijting aan de commissaris 

5. Statutaire benoemingen - Client Board

De OCMW-raad droeg op 2/6/2025 mevr. Heidi Lievrouw voor als vertegenwoordiger en mevr. Sharon Van Daele als plaatsvervangend vertegenwoordiger voor voor de algemene vergaderingen van EthiasCo voor deze legislatuur.

Aanleiding

Onze gemeente is sedert 1 juni 2019 aangesloten bij TMVS dv, nu genaamd Creat Services dv.

Op 10 april 2026 werd ons bestuur per aangetekend schrijven uitgenodigd tot de Algemene Vergadering van Creat Services dv (voorheen TMVS dv) die plaats zal vinden op dinsdag 16 juni 2026 om 14.30u in Flanders Expo, Maaltekouter 1, 9051 Gent. De vergadering zal fysiek plaatsvinden met digitale inbelmogelijkheid via Zoom.

Regelgeving

- de gemeente is aangesloten bij Creat Services dv

- de statuten van Creat Services dv

- de oproepingsbrief voor de Algemene Vergadering van Creat Services dv op 16 juni 2026, waarin de agenda werd meegedeeld

- de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

Context en argumentatie

- de vertegenwoordiger(s) in de Algemene Vergadering dienen door de gemeenteraad aangeduid te worden onder de gemeenteraadsleden, de burgemeester en de schepenen van de gemeente behalve in het geval van een deelnemer die geen gemeente is, in welk geval de vertegenwoordigers aan te duiden zijn door het daartoe wettelijk of statutair bevoegde orgaan van de deelnemer;

- de vertegenwoordiger(s) in de Algemene Vergadering worden aangesteld voor de duur van de legislatuur;

- artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur dat stelt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering herhaald wordt voor elke Algemene Vergadering (cfr. vermeldingen in bijlage);

- artikel 447 van het Decreet over het Lokaal Bestuur stipuleert dat er een onverenigbaarheid bestaat tussen het mandaat van vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering en dat van lid van één van de andere organen (zoals de Raad van Bestuur)

- de vertegenwoordigers van de steden, gemeenten en andere entiteiten in de Algemene Vergadering kunnen elkaar geen volmacht geven;

- de onverenigbaarheden, vermeld in artikel 436 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, zijn ook van toepassing op de vertegenwoordigers in de Algemene Vergadering (cfr. artikel 447 van het Decreet over het Lokaal Bestuur)

Volgende punten staan op de agenda van de Algemene Vergadering van Creat Services dv van dinsdag 16 juni 2026:

1. Wijziging van vermogen
2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge wijziging van vermogen
3. Verslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar 2025
4. Verslag van de commissaris
5. a.  Goedkeuring van de jaarrekening over het boekjaar 2025 afgesloten per 31 december 2025
   b.  Goedkeuring van de voorgestelde resultaatsverdeling over het boekjaar 2025
6. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
7. Actualisering presentievergoeding
8. Statutaire benoemingen
   Varia

De gemeenteraad heeft in vergadering van 20 januari 2025 de volgende raadsleden aangeduid om de gemeente te vertegenwoordigen in de algemene vergaderingen van Creat Services dv tijdens de huidige legislatuur :

- Vertegenwoordiger: Chris Marreel

- Plaatsvervanger: Heidi Lievrouw