Besluit OCMW-raad

ma 02/06/2025 - 20:00

Reglement gebruik burelen van het OCMW door externe diensten - goedkeuring

Aanwezig: Arne Min Jou, Voorzitter
Denis Fraeyman, Burgemeester
Annick Debonné, Chris Marreel, Heidi Lievrouw, Stijn Vandenhende, Schepenen
Greet Dewitte, Rik Gelaude, Christophe Vancoillie, Andres Vandewalle, Renzo Callant, Veronique Raedt, Sharon Van Daele, Marijke Moerman, Wies Vanden Berghe, Jarne Vervaeke, Thomas De Cuypere, OCMW-raadsleden
Carl Couckuyt, Algemeen directeur

Aanleiding

Familiehulp stelde de vraag om ook een maandelijkse zitdag te mogen houden in de burelen van het OCMW om zo de burgers dichterbij te bedienen. Naar aanleiding van deze vraagt blijkt het opportuun een reglement op te stellen omtrent het gebruik van de burelen door externe diensten.

Context en argumentatie

OCMW Pittem stelt zijn burelen momenteel open voor enkele zitdagen van externe diensten:

Elke tweede vrijdag van de maand: Thuiszorgcoördinator Familiezorg
Wekelijks op vrijdag: eerstelijnspsycholoog

Familiehulp stelde de vraag om ook een maandelijkse zitdag te mogen houden in de burelen van het OCMW om zo de burgers dichterbij te bedienen.

Gewenste opstartdatum: vrijdag 06/06

Op heden zijn er geen onbeperkte mogelijkheden voor het gebruik van de burelen van het OCMW, omdat deze gebruikt worden in de interne werking. Maar om dergelijke vragen uniform te behandelen werd er een voorstel voor een reglement opgemaakt voor het gebruik van de burelen.

Belangrijke voorwaarden:

De aangeboden dienstverlening door de externe dienst dient bij te dragen tot de opdracht van het OCMW
Het gebruik van het lokaal heeft als doel de dienstverlening dichter bij de burger te brengen. Met andere woorden: we bieden de burelen enkel aan voor een zitdag waarbij burgers langs kunnen gaan.

Publieke stemming

Aanwezig: Arne Min Jou, Denis Fraeyman, Annick Debonné, Chris Marreel, Heidi Lievrouw, Stijn Vandenhende, Greet Dewitte, Rik Gelaude, Christophe Vancoillie, Andres Vandewalle, Renzo Callant, Veronique Raedt, Sharon Van Daele, Marijke Moerman, Wies Vanden Berghe, Jarne Vervaeke, Thomas De Cuypere, Carl Couckuyt

Voorstanders: Arne Min Jou, Denis Fraeyman, Annick Debonné, Chris Marreel, Heidi Lievrouw, Stijn Vandenhende, Greet Dewitte, Rik Gelaude, Christophe Vancoillie, Andres Vandewalle, Renzo Callant, Veronique Raedt, Sharon Van Daele, Marijke Moerman, Wies Vanden Berghe, Jarne Vervaeke, Thomas De Cuypere

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

De OCMW-raad verleent goedkeuring aan de volgende bepalingen in het reglement inzake het gebruik van de burelen van het OCMW door externe diensten:

Artikel 1: Doel en toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op alle externe diensten die gebruik wensen te maken van de burelen van het OCMW gelegen te Koolskampstraat 46, 8740 Pittem. Het doel is om een gestructureerd en efficiënt gebruik van de faciliteiten te waarborgen.

Artikel 2: Voorwaarden

Om gebruik te kunnen maken van de burelen van het OCMW dient er een relevante dienstverlening aangeboden te worden die bijdraagt tot de opdracht van het OCMW. Het vast bureau oordeelt over de relevantie van de aanvraag.
De burelen worden enkel ter beschikking gesteld voor diensten die burgers ontvangen (zitdagen) om hun dienstverlening dichter bij de burger te brengen.

Artikel 3: Praktische afspraken

De burelen en vergaderruimte kunnen enkel gebruikt worden tijdens de openingsdagen en - uren van het OCMW. Er worden geen sleutels of andere toegangen gegeven aan externen.
Indien de burelen nodig zijn voor interne dienstverlening, krijgt dit steeds de voorkeur.

Artikel 3: Aanvraagprocedure

Externe diensten dienen een schriftelijke aanvraag in bij het OCMW, minimaal twee weken voor de gewenste gebruiksdatum.
De aanvraag moet de volgende informatie bevatten:

Naam van de organisatie

Doel van het gebruik

Aantal personen

Gewenste datum en tijdstip

Contactgegevens

Artikel 4: Goedkeuring en toewijzing

Het vast bureau beoordeelt de aanvragen op basis van beschikbaarheid en relevantie.
Bij goedkeuring ontvangt de externe dienst een bevestiging met de toewijzing van een specifieke ruimte en de gebruiksvoorwaarden.
Om de bescherming van de persoonsgegevens die behandeld worden in het OCMW te garanderen, tekent de externe dienst een vertrouwelijkheidsverklaring voor externe medewerkers.

Artikel 5: Gebruik van de faciliteiten

De toegewezen ruimte mag alleen gebruikt worden voor het doel zoals vermeld in de aanvraag.
De externe dienst is verantwoordelijk voor het netjes achterlaten van de ruimte na gebruik.

Artikel 6: Veiligheid en verantwoordelijkheid

Het OCMW is niet aansprakelijk voor schade of verlies van eigendommen van de externe dienst.

Artikel 7: Sancties

Bij overtreding van dit reglement kan het OCMW besluiten om de externe dienst de toegang tot de burelen te ontzeggen.