Notulen  Gemeenteraad

Regelgeving

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

Context en argumentatie

In het kader van de opdracht “aankoop software burgerzaken” werd een bestek met nr. OO-1542 opgesteld door de technische dienst.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 49.586,78 excl. btw of € 60.000,00 incl. 21% btw.

voor de volledige periode van 5 jaar inclusief het jaarlijks onderhoud

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Financiële impact

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in 2026/ACT-6.8.1/0130-00/2410000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN - Informaticamaterieel – gemeenschapsgoederen – beschikbaar krediet 2026: € 20.000.

Voor de komende jaren zullen de nodige kredieten voorzien worden.

Aanleiding

Op dit moment is er geen reglement m.b.t. het voltrekken van een huwelijk in onze gemeente.  Om vragen goed te kunnen beantwoorden en discussies te vermijden heeft de dienst burgerzaken een reglement opgesteld.

Regelgeving

- Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 artikel 40 en 41

- Burgerlijk Wetboek, Titel V Het Huwelijk, meer specifiek artikel 165, 1e lid

- Wet van 6 december 2022 om justitie menselijker, sneller en straffer te maken IIbis. Artikel 2 van deze wet heft in artikel 165/1, tweede lid, van het oud Burgerlijk Wetboek de woorden “, waarvan de gemeente het uitsluitend gebruiksrecht heeft,” op.

Context en argumentatie

Het ontbreken van een reglement nu geeft aanleiding tot veel vragen en onduidelijkheden bij de burgers.  Dit zorgt voor onnodig mailverkeer naar de burgemeester en betrokkenen. Een reglement zou hierin helpen. 

In het besluit staat ons voorstel van een reglement.  Er wordt goedkeuring gevraagd aan de gemeenteraad.

Aanleiding

Op 26/09/2019 heeft de Bestendige Deputatie een verkavelingsvergunning verleend aan de WVI voor het verkavelen van gronden (30 loten) die gelegen zijn tussen de Koolskampstraat en de Egemstraat (voormalige percelen afdeling 1, sectie A, 1135B, 1243Z, 1245B, 1245B5, 1247A, 1248L, 1250B).

Intussen zijn 11 loten al verkocht en is er voor 2 loten een optie genomen. Men vraagt dan ook de overdracht van de wegenis, nutsvoorzieningen en groenzone. Kadastrale percelen sectie A, perceelnrs. 1557/00R002 (38a 33ca), 1557/00L002 (37a 60ca), 1557/M2 (3a 60ca), 1557/P2 (2a 72ca) en 1557/N2 (4a 10 ca).

Regelgeving

De Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening is van toepassing.

Context en argumentatie

In de basisovereenkomst, beslist door de gemeenteraad op 23/02/2015, werd goedkeuring verleend aan het voorgesteld tracé en aan de voorgestelde ontwerpen en ramingen die ten laste vallen van de verkavelaar. Hierin zijn de voorwaarden inzake wegenisvoorzieningen en nutsvoorzieningen vastgesteld, dit voor een totaal bedrag van € 39.212,32.

Op 08/03/2023 is het verkoopsattest afgeleverd.

Op 09/12/2022 werd het proces-verbaal van voorlopige oplevering opgemaakt. Op 05/12/2024 werd het proces-verbaal van definitieve oplevering goedgekeurd.

Financiële impact

Het verdere onderhoud van de wegenis en groenstrook is voor rekening van het gemeentebestuur.

Aanleiding

Voor onderhoud van wegbermen en groenzone de Pittemse Meersen - goedkeuring van de lastvoorwaarden en gunningswijze. Dienstjaar 2026.

Regelgeving

 Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 2° (nieuwe werken/diensten, bestaande uit de herhaling van soortgelijke werken/diensten).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Context en argumentatie

 In het kader van de opdracht “Maaien wegbermen volgens bermdecreet, maaien Pittemse Meersen- dienstjaar 2026” werd een bestek met nr. OO-1544 opgesteld door het college van burgemeester en schepenen.

Deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:

* Perceel 1 (maaien van de wegbermen), raming: € 70.000,00 excl. btw of € 84.700,00 incl. 21% btw;

* Perceel 2 (maaien Pittemse Meersen ), raming: € 5.000,00 excl. btw of € 6.050,00 incl. 21% btw.

De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 75.000,00 excl. btw of € 90.750,00 incl. 21% btw.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Financiële impact

 De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het exploitatiebudget van 2026, op budgetcode ACT-6.2.3/0200-00/6103510.

Aanleiding

Tot 2020 was Cultuur Midwest gekend als de bovenlokale cultuurwerking van projectvereniging BIE, met een toenmalig werkingsgebied van zeven gemeenten: Hooglede, Lichtervelde, Ingelmunster, Izegem, Moorslede, Roeselare en Staden. De cultuurnota 2020-2025 werd goedgekeurd en verlengd in 2026.

Eind 2020 werd de projectvereniging ontbonden en kantelde de cultuur- en erfgoedwerking in binnen het grotere regionale verband van de dienstverlenende vereniging Midwest (DVV Midwest). Naast de vroegere ‘BIE-gemeenten’ maken ook de gemeenten Ardooie, Dentergem, Ledegem, Oostrozebeke, Pittem, Tielt, Wielsbeke en Wingene deel uit van DVV Midwest. Met uitzondering van gemeente Wingene, bleef - ook na de inkanteling in DVV Midwest - het structurele werkingsgebied van de bovenlokale cultuur- en erfgoedwerking tijdens de vorige beleidsperiode beperkt tot de kerngroep van de vroegere projectvereniging. Op projectmatige basis en in het kader van een dienstverlening brede regio werd gezocht naar ruimere samenwerking binnen de volledige regio. Op die manier werd geleidelijk aan een draagvlak gecreëerd voor een ruimere structurele samenwerking.

Bij de administratieve voorbereiding van de nieuwe beleidsperiode heeft DVV Midwest in het voorjaar 2025 aan de vijftien Midwestgemeenten gevraagd of zij wensten deel te nemen aan een intergemeentelijk samenwerkingsverband cultuur voor de periode 2027-2032.

In de periode 2027-2032 breidt Cultuur Midwest uit van acht naar de vijftien gemeenten: Ardooie, Dentergem, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Roeselare, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene. Op die manier richt de bovenlokale cultuurwerking zich de komende beleidsperiode op het volledige werkingsgebied van de referentieregio Midwest (zie: strategisch plan DVV Midwest, 2026-2031).

Regelgeving

• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, deel 3, titel 3 betreffende
  intergemeentelijk samenwerken in het bijzonder.
• Statuten van DVV Midwest, 22 december 2017, laatst gewijzigd op 9 december 2025
• Strategisch plan DVV Midwest 2026-2031, goedgekeurd door de raad van bestuur van Midwest dd. 26 september 2025.
• Bovenlokaalcultuurdecreet van 8 maart 2024, met volgende subsidievoorwaarden (hfst. 3, afd. 3, art. 35) voor de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (verder IGS):
  
  
  • Het IGS vervult de opdracht zoals geformuleerd in het decreet (art. 33);
  • De werking heeft een bovenlokale relevantie en is transversaal;
  • Het IGS is samengesteld volgens de principes van regioconform samenwerken;
  • Het werkingsgebied telt minstens 85.000 inwoners;
  • Alle deelnemende gemeenten engageren zich om jaarlijks een bedrag in te brengen van minstens 75% van de totale jaarlijks toegekende geïndexeerde werkingssubsidie;
  • Het IGS beschikt over een coördinator bovenlokale cultuurwerking;
  • Het IGS dient een cultuurnota in.

Context en argumentatie

Opdracht IGS Cultuur

Het Bovenlokaalcultuurdecreet (2024) bepaalt de inhoudelijke opdrachten voor het intergemeentelijk samenwerkingsverband (hfst. 3, afd. 3, art. 33):

• Culturele actoren, initiatieven en praktijken in het werkingsgebied samenbrengen, verbinden, faciliteren en ondersteunen;
• Culturele initiatieven en praktijken initiëren, verspreiden, verduurzamen en stimuleren tot innovatie;
• Culturele actoren in het werkingsgebied stimuleren tot transversale samenwerking;
• Kansengroepen toeleiden naar het culturele vrijetijdsaanbod in het werkingsgebied en hun deelname eraan stimuleren;
• De kleine bovenlokale cultuurprojecten in het werkingsgebied inhoudelijk beoordelen. 

Aanvraag IGS Cultuur 2027-2032

Het IGS dient op uiterlijk 1 april 2026 een aanvraag in voor de subsidieperiode 2027-2032. Het dossier bevat:

• Een cultuurnota met:
  • Een kwantitatieve en kwalitatieve omgevingsanalyse van het werkingsgebied;
  • Een visie op de bovenlokale cultuurwerking in het werkingsgebied en op de invulling van de opdracht;
  • Een vertaling van de visie in strategische en operationele doelen;
  • Een overzicht van de concrete geplande acties, minstens voor de eerste twee werkjaren;
  • Een beschrijving van de aanpak van de inhoudelijke beoordeling van de aanvragen voor kleine bovenlokale cultuurprojecten.
• Een zakelijk deel met:
  • Een meerjarenplanning voor de hele gevraagde subsidieperiode;
  • Een opsomming van deelnemende gemeenten of districten + contactgegevens;
  • Een verklaring op erewoord over de cofinanciering.

De Vlaamse Regering beslist op uiterlijk 1 oktober 2026.

Traject IGS Cultuur Midwest 2027-2032

Deze cultuurnota kwam tot stand via een participatief proces met diverse stakeholders met ruimte voor inspraak en dialoog. Gezien de ambitie om de schaalgrootte van de bovenlokale cultuurwerking te verbreden van acht naar vijftien besturen, bestond de aftrap van het proces uit een algemene infosessie, i.s.m. OP/TIL, over de werking van een IGS Cultuur (30 januari 2025) aan actoren (cultuurambtenaren, schepenen, algemeen directeurs, burgemeesters) uit de vijftien besturen. Gelijktijdig werden trends, noden en troeven van de ruime regio in kaart gebracht in een omgevingsanalyse.

De huidige werking werd geëvalueerd in de vorm van een online bevraging van zowel het team alsook de acht aangesloten besturen in april 2025 en verder besproken en verfijnd op de stuurgroepoverleggen van 28 april (bibliothecarissen) en 8 mei (cultuurambtenaren). Ook de missie en visie werden er afgetoetst en bijgesteld.

Na de beslissing van het Midwestoverleg (burgemeestersoverleg) op 5 juli 2025 (en bekrachtigd in het strategisch plan, dd. 26 september 2025) om de bovenlokale cultuurwerking uit te breiden naar vijftien besturen, kon het beleidsplanningstraject verdergezet worden. Tijdens de adviesgroep van 18 september 2025 werden, onder externe begeleiding van Werklicht, beleidsprioriteiten, strategische doelstellingen en acties opgesteld met (culturele) actoren uit de vijftien gemeenten (o.a. cultuurambtenaren, schepenen, bibliothecarissen, culturele actoren). Deze input het meerjarenplan meerjarenbegroting. In november 2025 werd dat doelenkader verder afgetoetst met stuurgroepen (cultuurambtenaren), intervisiegroepen (bibliothecarissen) en cluster (schepenen).

Na goedkeuring door de gemeenteraden (tussen januari en maart 2026) volgt de formele goedkeuring door de raad van bestuur van DVV Midwest.

De cultuurnota en het meerjarenplan wordt ingediend tegen 1 april 2026. De beslissing van de Vlaamse Regering wordt ten laatste op 1 oktober genomen.

Doelenkader IGS Midwest

Vanuit een gedeelde missie en visie werd een samenhangend doelenkader uitgewerkt dat bestaat uit strategische doelstellingen, operationele doelstellingen en concrete acties (Cultuurnota: p. 37-46 en bijlage 2).

• SD 1: Cultuur Midwest bevordert maximale cultuurparticipatie in de regio via het ondersteunen van een inclusief en kwalitatief aanbod op maat van het publiek van vandaag en morgen;
• SD 2: Cultuur Midwest stimuleert (transversale) verbinding tussen lokale (culturele) actoren om zich verder uit te bouwen als een sterke cultuurregio;
• SD 3: Cultuur Midwest biedt kans op experiment rond publieke uitdagingen via projectmatige ondersteuning;
• SD 4: Cultuur Midwest is een nabij knooppunt in het bovenlokale culturele veld dat lokale culturele actoren maximaal ontzorgt, ondersteunt en versterkt;
• SD 5: Cultuur Midwest ontwikkelt zich verder tot een duurzame, performante en transversale netwerkorganisatie.

Financiële impact

Het Bovenlokaalcultuurdecreet (2024) bepaalt de (financiële) subsidievoorwaarden (hfst. 3, afd. 3, art. 39):

• Subsidie: een intergemeentelijk samenwerkingsverband kan een maximale jaarlijkse werkingssubsidie aanvragen van € 0,90 per inwoner van het werkingsgebied, met een minimum van € 100.000. Inwonersaantal dd. 1/01/2025: 256.518.
• Cofinanciering: alle deelnemende gemeenten of districten engageren zich om samen jaarlijks een bedrag in te brengen van minstens 75% van de totale jaarlijks toegekende, geïndexeerde werkingssubsidie.

In het subsidiedossier wordt volgende financiering voorgesteld:

• Jaarlijkse Vlaamse subsidie: € 176.308,81 (afgerond € 0,69 / inwoner);
• Cofinanciering: € 132.231,61 (afgerond € 0,52 / inwoner) als onderdeel van de algemene gemeentelijke bijdrage aan DVV Midwest;
• Zowel de jaarlijkse Vlaamse subsidie als de cofinanciering zijn onderhevig aan indexering.

Aanleiding

Een intergemeentelijk samenwerkingsverband cultuur (verder: IGS) kan optioneel inzetten op een nieuwe doelstelling binnen het Bovenlokaalcultuurdecreet (2024) nl. ‘kansengroepen toeleiden naar het culturele vrijetijdsaanbod in het werkingsgebied en hun deelname eraan stimuleren’ via de oprichting van een ‘bovenlokaal netwerk vrijetijdsparticipatie’.

Bij de administratieve voorbereiding van de nieuwe beleidsperiode heeft DVV Midwest in het voorjaar 2025 aan de vijftien Midwestgemeenten gevraagd of zij wensten deel te nemen aan een bovenlokaal netwerk vrijetijdsparticipatie voor de periode 2027-2032.

Elf besturen binnen regio Midwest beslisten om te participeren aan het Bovenlokaal Netwerk Vrijetijdsparticipatie Midwest (verder: BNV Midwest): Dentergem, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Oostrozebeke, Pittem, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene.

Regelgeving

• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, deel 3, titel 3 betreffende
  intergemeentelijk samenwerken in het bijzonder.
• Statuten van DVV Midwest, 22 december 2017, laatst gewijzigd op 9 december 2025
• Strategisch plan DVV Midwest 2026-2031, goedgekeurd door de raad van bestuur van Midwest dd. 26 september 2025.
• Bovenlokaalcultuurdecreet van 8 maart 2024 (hfst. 3, afd. 4, art. 40-44) met volgende subsidievoorwaarden voor de bovenlokale netwerken vrijetijdsparticipatie:
  
  
  • het intergemeentelijke samenwerkingsverband vervult de opdrachten, ver­meld in artikel 40;
  • de aanvrager dient een afsprakennota vrijetijdsparticipatie in;
  • om de afsprakennota vrijetijdsparticipatie op te stellen, op te volgen en uit te voeren, werkt het intergemeentelijke samenwerkingsverband minstens samen met diensten bevoegd voor cultuur, jeugd en sport van de deelnemende ge­meenten, de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn van de deelnemen­de gemeenten en de verenigingen van personen in armoede die actief zijn in het werkingsgebied van de aanvrager. Als de voormelde verenigingen niet actief zijn in het werkingsgebied, worden andere relevante lokale organisaties betrokken die in hun werking ook personen in armoede als doelgroep hebben;
  • op het moment van de toekenning van een werkingssubsidie voor een boven­lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie is aan de aanvrager een werkingssubsidie voor een bovenlokale cultuurwerking toegekend voor dezelfde subsidieperiode.

Context en argumentatie

Opdracht bovenlokaal netwerk vrijetijdsparticipatie

Het Bovenlokaal cultuurdecreet (2024) bepaalt de inhoudelijke opdrachten voor het bovenlokaal netwerk vrijetijdsparticipatie (hfst. 3, afd. 4, art. 40):

• Een werking uitbouwen rond vrijetijdsparticipatie voor personen in armoede binnen de bovenlokale cultuurwerking van het intergemeentelijke samenwerkingsverband;
• Een structurele samenwerking creëren tussen alle relevante partners in het werkingsgebied door een bovenlokaal netwerk te creëren;
• Gerichte acties nemen om de participatie van personen in armoede in cultuur, jeugdwerk en sport te stimuleren.

Traject bovenlokaal netwerk vrijetijdsparticipatie Midwest

Deze afsprakennota kwam tot stand via een participatief proces met diverse stakeholders (gemeenten en verenigingen voor personen in armoede) met ruimte voor inspraak en dialoog.

De aftrap van het proces bestond uit een algemene infosessie over de werking van een IGS cultuur (21 januari 2025) aan actoren (cultuurambtenaren, schepenen, algemeen directeurs, burgemeesters) uit de vijftien besturen. Gelijktijdig werden trends, noden en troeven van de ruime regio in kaart gebracht in een omgevingsanalyse.

In de periode oktober-december werden met een werkgroep (met een vertegenwoordiging van de elf gemeenten) tijdens vier werksessies, onder begeleiding van Publiq-Demos, de missie, visie en het doelenkader met strategische en operationele doelen vorm gegeven. In november-december 2025 werd dat doelenkader verder afgetoetst in de intervisiegroepen (medewerkers) en clusters (schepenen) cultuur, jeugd, sport en welzijn. Deze input vormde de basis voor het uitschrijven van de afsprakennota.

Na goedkeuring door de gemeenteraden (tussen januari en maart 2026) volgt de formele goedkeuring door de raad van bestuur van DVV Midwest.

De Afsprakennota wordt ingediend tegen 1 april 2026. De Vlaamse regering neemt ten laatste op 1 oktober 2026 een beslissing.

Doelenkader bovenlokaal netwerk vrijetijdsparticipatie Midwest

Vanuit een gedeelde missie en visie werd een samenhangend doelenkader uitgewerkt dat bestaat uit strategische doelstellingen, operationele doelstellingen en concrete acties (Afsprakennota: p. 50-53 en bijlage 2).

• SD 1: Er is een toegankelijk en voldoende divers vrijetijdsaanbod in regio BNV Midwest;
• SD 2: Het BNV Midwest bevordert de deelname aan het vrijetijdsaanbod in regio Midwest door drempels te verlagen;
• SD 3: Het BNV Midwest ontzorgt, ondersteunt en versterkt de lokale actoren maximaal binnen een sterk bovenlokaal en lokaal netwerk vrijetijdsparticipatie.

Financiële impact

Het Bovenlokaalcultuurdecreet (2024) bepaalt de (financiële) subsidievoorwaarden (hfst. 3, afd. 4, art. 44): de Vlaamse Regering beslist na kennisname van de adviezen van de beoordelingscommissie, vermeld in artikel 22, over de toekenning en het bedrag van een werkingssubsidie aan een intergemeentelijk samenwerkingsverband voor een bovenlokaal netwerk vrijetijdsparticipatie als vermeld in artikel 40. De werkingssubsidies worden toegekend voor een periode van zes jaar of voor de resterende duur van de subsidieperiode.

In de afsprakennota wordt volgende financiering voorgesteld:

• De trekkingsrechten voor de periode 2027-2032 werden nog niet gepubliceerd door de Vlaamse regering. Het meerjarenplan werd voorlopig gebaseerd op de huidige trekkingsrechten (2018-2025) en wordt aangepast van zodra de nieuwe trekkingsrechten gekend zijn, volgens dezelfde verhouding;
• Jaarlijkse Vlaamse subsidie voor de participerende gemeenten:
  € 23.898 (2018-2025);
• De verplichte cofinanciering (2/3e van het subsidiebedrag), zoals van toepassing bij de lokale netwerken vrijetijdsparticipatie voor de periode 2018-2026, vervalt.

Regelgeving

• artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur (of artikel 56, §3 of § 4 GD);
• de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2 (6°), 43 (§ 1, tweede lid) en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
• de principebeslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 25/03/2021 tot de inrichting van een overheidsopdracht met als voorwerp “De verwerving en exploitatie van een geografisch informatie- en beheersysteem en ondersteunende diensten”, waarvan de mededingingsprocedure met onderhandelingen en de oproep tot kandidaatstelling werden goedgekeurd tijdens de zitting van 24/06/2021;
• de selectiebeslissing en de goedkeuring van het ontwerp van initieel bestek door de raad van bestuur van Cipal dv van 16/09/2021;
• de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:
  • het bestek waar het stelt (punt 3.5): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle entiteiten die in het selectiedocument - onder de hoofding ‘Bereik van de opdracht’ - bij de oproep tot kandidaatstelling voor onderhavige opdracht werden vermeld.
    Deze entiteiten worden samen met de opdrachtgever en alle leden van de dienstverlenende vereniging verder de “afnemer” genoemd..
  • …verwijzend naar het selectiedocument (punt 3.8): “Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst. Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale (opdrachtencentrale) voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst): Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;

• het bestek waar het stelt (punt 3.4): “Cipal dv is, net als de afnemers van de raamovereenkomst, na toewijzing vrij om eender welk product of dienst te bestellen zoals die door de opdrachtnemer in het kader van deze opdracht wordt aangeboden en dit in de aantallen die de opdrachtgever of afnemer nodig acht.
  Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren. In voorkomend geval wordt dit niet als een wijziging van de opdracht beschouwd.”;
• het bestek waar het stelt (punt 3.6): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”

• de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 10/03/2022 waarbij
  • perceel 2 van voornoemde opdracht werd gegund aan Geo-IT bv, Potvlietlaan 5b 2600 Antwerpen
  • perceel 3 werd gegund aan Geo Solutions NV, Prins Boudewijnlaan 41 2650 Edegem (als eerst gerangschikte) en GIM NV, Philipssite 5 bus 27 3001 Leuven (als tweede gerangschikte)

Context en argumentatie

• De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een geografisch informatie- en beheersysteem en ondersteunende diensten” (Bestek CSMRTGIS21) is een raamovereenkomst met meerdere leveranciers en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale (opdrachtencentrale) in de zin van artikelen 2 (6°) en 47 van de wet van 17 juni 2016;
• De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
• Het is aangewezen dat de gemeente gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
  • de in de aankoopcentrale voorziene GIS oplossingen en diensten voldoen aan de behoefte van het bestuur;
  • het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
  • Cipal dv beschikt over knowhow of technische expertise inzake de aankoop van GIS oplossingen en diensten door aanbestedende overheden;
• De gemeente is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);

Financiële impact

Aangezien het een vervanging betreft van software die reeds wordt gebruikt binnen onze werking zijn de kredieten reeds voorzien.

Regelgeving

• artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur (of artikel 56, §3 of § 4 GD);
• de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
• de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 26 oktober 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “de verwerving van standaard software en bijhorende dienstverlening”.
• de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:
• het selectiedocument waar het stelt (punt 3.8): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst. (…) Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst) :
• Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
• het bestek waar het stelt (punt 4.9): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
• Het bestek waar het stelt (punt 4.7): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”;
• de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 12 september 2024 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan SoftwareONE BE bv met maatschappelijke zetel te Esplanade 1, 1020 Brussel.

Context en argumentatie

De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving van licenties, gebruiksrechten, cloud abonnementen, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software en bijhorende dienstverlening” (Bestek nr. CSMRTSOFT23b) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;

• De gemeente kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken waardoor zij krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
• Het is aangewezen dat de gemeente gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
• de in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;
• het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
• Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, cloud abonnementen, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software door aanbestedende overheden;
• De gemeente is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);

 Deze raamovereenkomst biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om een nieuw tijdsregistratiesysteem aan te kopen.

Financiële impact

De nodige budgetten zijn beschikbaar. 

Aanleiding

Door onze exploitant Farys worden we verplicht om een aanpassing van het tariefreglement van de sportsite door te voeren.

Context en argumentatie

Om te voldoen aan de btw-regels zijn we genoodzaakt ons tariefreglement aan te passen. Dit houdt in dat er een vergoeding moet aangerekend worden voor het plaatsen van publiciteit op de sportsite en dat dit in ons tariefreglement moet opgenomen worden.

Er wordt voorgesteld een vast tarief van 2,50 euro per bord per maand aan te rekenen aan gebruikers die publiciteit plaatsen, zonder indexering.

Er werden twee velden toegevoegd aan het tariefreglement. Zowel onder de rubriek sporthal en onder de rubriek voetbalterreinen werd een onderdeel publiciteit opgenomen, met een tarief van 2,50 euro per bord per maand.