De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de OCMW-raadsleden. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.
Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.
- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32
- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad
- verslag vorige zitting
Het verslag van de vorige vergadering wordt goedgekeurd.
De start van de uitrol van het nieuwe meerjarenplan 2026-2031 is een goede aangelegenheid voor een doorstart van het kader voor organisatiebeheersing. Dagelijks wordt aan de doelstellingen uit het meerjarenplan gewerkt. Het belangrijkste instrument om doelstellingen te realiseren is de ambtelijke organisatie. Hoe beter die werkt, hoe groter de slaagkansen. Binnen het luik organisatiebeheersing worden maatregelen genomen om de hinderpalen en risico's op de weg naar ons doel te te beheersen en beperken.
Verplichtingen cfr. decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonderheid de artikelen 217 en volgende:
Het lokaal bestuur Pittem maakt elke dag werk van het realiseren van haar missie en de daaruit voortvloeiende doelstellingen. Om de realisatie van de doelstellingen te faciliteren, heeft de Vlaamse overheid een beleid met betrekking tot organisatiebeheersing ontwikkeld. Een goed werkend systeem van organisatiebeheersing maakt het mogelijk dat een overheidsorganisatie excelleert op 4 vooropgestelde doelstellingen: effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie. Een hulpmiddel bij het uitbouwen van een systeem van organisatiebeheersing is de leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen van Audit Vlaanderen. Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn. Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem wordt goedgekeurd door de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
In de vorige legislatuur werd een gemeenschappelijk kader voor organisatiebeheersing vastgesteld (gemeente en OCMW). De komende legislatuur willen we op hetzelfde elan verder gaan.
Artikel 1: Definitie
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen over:
Bij de uitbouw of optimalisatie van de organisatiebeheersing moeten volgende principes voor ogen worden gehouden:
Artikel 2: Kader
De 'leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen' van Audit Vlaanderen fungeert als algemeen kader van het systeem van organisatiebeheersing voor gemeente en OCMW Pittem.
Deze leidraad is opgebouwd rond verschillende thema's waarvoor telkens doelstellingen rond organisatiebeheersing en beheersmaatregelen zijn uitgewerkt. Die doelstellingen zijn de basisvoorwaarden om een organisatie goed te kunnen beheersen omdat ze zorgen voor een inperking van de risico's. De thema's zijn:
Artikel 3: Periodiciteit zelfevaluatie
De leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen' van het agentschap Audit Vlaanderen wordt gebruikt als zelfevaluatie-instrument binnen onze organisatie. De resultaten uit de zelfevaluatie worden aangewend om een verbeteractieplan m.b.t. beheersmaatregelen op te maken.
Er wordt voorzien in een actualisering van de interne analyse/zelfevaluatie halfweg de bestuursperiode en een organisatiebrede zelfevaluatie voorafgaand aan de nieuwe bestuursperiode, als onderdeel van de omgevingsanalyse.
We laten de mogelijkheid open om tussentijds wijzigingen door te voeren indien bijkomende risico's geïdentificeerd en aangepakt moeten worden (bvb. door nieuwe IT-mogelijkheden of door bevindingen uit de rapporten van Audit Vlaanderen af te toetsen aan de eigen werking).
De opvolging van het organisatiebeheerssysteem wordt als vast agendapunt op het maandelijkse managementteam opgenomen.
In het halfjaarlijkse personeelsoverleg wordt een update met alle personeelsleden gedeeld.
Artikel 4: Rapportering
De algemeen directeur zal jaarlijks rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn uiterlijk voor 30 juni over het voorbije jaar.
Artikel 78, 12° van het decreet lokaal bestuur
Het definitief aanvaarden van schenkingen is luidens artikel 78, 12° van het decreet lokaal bestuur een bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn. De schenkingen worden aanvaard onder opschortende voorwaarde van definitieve aanvaarding door de raad voor maatschappelijk welzijn.
Onderstaande giften werden in de loop van 2025 ontvangen:
| 09/04/2025 | Inox paal twv €2.000 van Regionaal Landschap West-Vlaams Hart voor een huismussentil aan het WZC |
| 15/12/2025 | €500,00 van de Multi Bazar onder de vorm van kerstgeschenken voor kinderen van kansarme gezinnen |
De OCMW-raad verleent goedkeuring aan de schenkingen in 2025.
Artikel 1
Onderstaande schenkingen aan het OCMW Pittem worden definitief aanvaard:
| 09/04/2025 | Inox paal twv €2.000 van Regionaal Landschap West-Vlaams Hart voor een huismussentil |
| 15/12/2025 | €500,00 van de Multi Bazar onder de vorm van kerstgeschenken voor kinderen van kansarme gezinnen. |
Het WZC St-Remi werd 17 jaar geleden gebouwd en vertoont vandaag duidelijke gebruikssporen in de gemeenschappelijke ruimtes, zoals de gangen, leefruimtes, cafetaria en inkom, waardoor een grondige opfrissing door middel van nieuwe schilderwerken noodzakelijk is.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
In het kader van de opdracht “WZC St-Remi - schilderwerken gangen en leefruimtes” werd een bestek met nr. OO-1537 opgesteld door de technische dienst.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 130.950,00 excl. btw of € 138.807,00 incl. 6% btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht is voorzien onder ACT 4.1.1/0953-00/2291007
Artikel 1 :
Het bestek met nr. OO-1537 en de raming voor de opdracht “WZC St-Remi - schilderwerken gangen en leefruimtes”, opgesteld door de technische dienst worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt € 130.950,00 excl. btw of € 138.807,00 incl. 6% btw.
Artikel 2 :
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Artikel 3 :
De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2026, op budgetcode ACT-4.4.1/0953-00/2291007.
Er zijn geen variapunten.
Namens OCMW-raad,
Carl Couckuyt
Algemeen directeur
Arne Min Jou
Voorzitter