Notulen  Gemeenteraad

Besluit

Artikel 1: Definitie 

Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen over:

• Het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico’s;
• De naleving van de regelgeving en de procedures;
• De betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering;
• De effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen;
• De bescherming van hun activa en de voorkoming van fraude.

 

Bij de uitbouw of optimalisatie van de organisatiebeheersing moeten volgende principes voor ogen worden gehouden:

• Organisatiebeheersing maakt integraal deel uit van de bedrijfsvoering. Het is een dynamisch begrip dat mee evolueert met de manier waarop de bedrijfsuitvoering gebeurt;
• Organisatiebeheersing is een zaak van iedereen. Organisatiebeheersing is weliswaar de verantwoordelijkheid van het management, maar om te komen tot een goed werkend systeem moeten alle personeelsleden er de nodige aandacht en zorg aan besteden;
• Organisatiebeheersing biedt redelijke en geen absolute zekerheid;
• Er moet steeds een afweging gemaakt worden tussen de kostprijs van elke beheersmaatregel en de baten of de meerwaarde ervan.

Artikel 2: Kader

De 'leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen' van Audit Vlaanderen fungeert als algemeen kader van het systeem van organisatiebeheersing voor gemeente en OCMW Pittem.

Deze leidraad is opgebouwd rond verschillende thema's waarvoor telkens doelstellingen rond organisatiebeheersing en beheersmaatregelen zijn uitgewerkt. Die doelstellingen zijn de basisvoorwaarden om een organisatie goed te kunnen beheersen omdat ze zorgen voor een inperking van de risico's. De thema's zijn:

1. Aanpak van organisatiebeheersing
2. Doelstellingen en procesmanagement
3. Belanghebbendenmanagement
4. Monitoring
5. Financieel management
6. Organisatiestructuur
7. Personeelsbeleid
8. Organisatiecultuur
9. lnformatie en communicatie
10. Facilitaire middelen, opdrachten en contracten
11. lnformatie-en communicatietechnologie

 

Artikel 3: Periodiciteit zelfevaluatie

De leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen' van het agentschap Audit Vlaanderen wordt gebruikt als zelfevaluatie-instrument binnen onze organisatie. De resultaten uit de zelfevaluatie worden aangewend om een verbeteractieplan m.b.t. beheersmaatregelen op te maken. 

Er wordt voorzien in een actualisering van de interne analyse/zelfevaluatie halfweg de bestuursperiode en een organisatiebrede zelfevaluatie voorafgaand aan de nieuwe bestuursperiode, als onderdeel van de omgevingsanalyse. 

We laten de mogelijkheid open om tussentijds wijzigingen door te voeren indien bijkomende risico's geïdentificeerd en aangepakt moeten worden (bvb. door nieuwe IT-mogelijkheden of door bevindingen uit de rapporten van Audit Vlaanderen af te toetsen aan de eigen werking). 

De opvolging van het organisatiebeheerssysteem wordt als vast agendapunt op het maandelijkse managementteam opgenomen.

In het halfjaarlijkse personeelsoverleg wordt een update met alle personeelsleden gedeeld. 

 

Artikel 4: Rapportering

De algemeen directeur zal jaarlijks rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn uiterlijk voor 30 juni over het voorbije jaar.

Besluit

De gemeenteraad neemt akte van het budget 2026 van de kerkfabriek St.-Antonius van Padua te Meulebeke zoals vastgelegd in bijlage.

Van deze beslissing wordt kennis gegeven aan het centraal kerkbestuur en het erkend representatief orgaan.

Besluit

Besluit

De gemeenteraad verleent goedkeuring aan de schenkingen in 2025.

Artikel 1

Onderstaande schenkingen aan de gemeente Pittem worden definitief aanvaard:

11/03/2025

1.500 euro van Kiwanis om gezelschapsspelletjes aan te kopen in de bib.

Besluit

Enig artikel

 

De gemeenteraad stelt onderstaand subsidiereglement m.b.t. compostvaten, compostbakken en wormenbakken vast:

 

‘Subsidiereglement compostvaten, compostbakken en wormenbakken

 

Artikel 1. Doel

De gemeente verleent een subsidie voor de aankoop van compostvaten, compostbakken en wormenbakken om thuiscompostering te stimuleren en het gewicht van de restafvalzak te doen dalen. Dit is één van de doelen opgenomen in het Lokaal Materialenplan 2023-2030 van de Vlaamse Overheid.

 

Artikel 2. Doelgroep

Voor de subsidie komen in aanmerking: alle natuurlijke personen (eigenaars, huurders en gebruikers), scholen, bedrijven en verenigingen in de gemeente Pittem.

 

Artikel 3. Voorwaarden

De gemeente verleent de subsidie onder volgende voorwaarden:

1) De subsidie betreft de terugbetaling van een deel van de werkelijke kosten gemaakt voor de aankoop van compostvaten , compostbakken en wormenbakken. De kosten voor andere composteerbenodigdheden, zoals bijvoorbeeld beluchtingsstok, compostversneller of compostverbeteraar komen niet in aanmerking voor deze subsidie;

2) De subsidie voor deze compostvaten, compostbakken en wormenbakken mag niet gecumuleerd worden met enige andere vorm van financiële tegemoetkoming door de gemeente of overheid voor de aankoop van deze compostvaten, compostbakken en wormenbakken;

3) Enkel nieuwe compostvaten, compostbakken en wormenbakken komen in aanmerking;

4) De subsidieaanvraag is éénmalig en dient uiterlijk 2 maanden na de aankoop (datum van het kassaticket of factuur) ingediend worden;

5) Er kan een subsidie worden aangevraagd voor compostvaten, compostbakken of wormenbakken met een maximum van 1 per adres;

6) Men kan slechts één maal de subsidie voor een composteringseenheid bekomen, de burger kan dus, bij verlies of vernietiging van het composteringsvat, open compostbak, of wormenbak, niet opnieuw beroep doen op deze subsidie.

 

Artikel 4. Bedragen

Het bedrag van de subsidie €20 (inclusief btw) per compostvat, compostbak of wormenbak.

 

Artikel 5. Procedure

§1. De aanvraag:

De subsidie dient aangevraagd te worden via het door de Opdrachthoudende Vereniging IVIO op haar website terbeschikking gesteld aanvraagformulier : https://www.ivio.be/compostsubsidie

De aanvraag is slechts ontvankelijk zodra deze volledig en conform de voorwaarden van dit subsidiereglement werd ingediend.

 

§2. Beoordeling

Binnen een termijn van maximaal 3 maanden na het indienen van de aanvraag, controleert IVIO of deze voldoet aan de gestelde voorwaarden. Deze termijn is een richtdatum.

 

§3. Beslissing en uitbetaling

Als het dossier volledig is keurt het management van IVIO deze aanvraag goed en zorgt zij voor de uitbetaling van de subsidie door overschrijving op de financiële rekening van de aanvrager en dit uiterlijk binnen de drie maanden na goedkeuring van het dossier.

De aanvrager wordt van de beslissing schriftelijk in kennis gesteld Deze termijn is een richtdatum.

 

Artikel 6. Controle

Indien nodig kan IVIO contact opnemen met de aanvrager om bijkomende informatie aan te leveren, bijvoorbeeld foto's van de aangekochte compostvaten, compostbakken of wormenbakken. IVIO heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te controleren.

In geval de aanvrager zich verzet tegen de uitoefening van de controle, is hij/zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie.

Artikel 7. Sancties

De subsidie moet steeds gebruikt worden voor het doel waarvoor ze is toegekend en het gebruik ervan dient gerechtvaardigd. Zo niet, dient de subsidie terugbetaald te worden.

In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de gemeente beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en in de toekomst geen subsidies meer toe te staan aan de aanvrager en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen.

 

Artikel 8. Bezwaar

Alle betwistingen over de toepassing van dit reglement worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen van de gemeente. Bezwaren moeten schriftelijk (via aangetekend schrijven, brief, e-mail, afgifte tegen ontvangstbewijs, …) gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen en dit uiterlijk binnen één maand na kennisgeving van de beslissing. De aanvrager dient zijn redenen te motiveren. De postdatum of datum op het ontvangstbewijs geldt als bewijs.

 

Artikel 9. Verrekening van de verstrekte subsidies

Jaarlijks bij het vaststellen van de afrekening van de gemeentelijke dotatie voor het werkingsjaar waarin de subsidies werden toegekend zal een verrekening gebeuren met de gemeente van de door IVIO krachtens dit reglement toegekende subsidies.

 

Artikel 10. Inwerkingtreding en bekendmaking

Dit subsidiereglement werd vastgesteld door de gemeenteraad van Pittem. Het wordt binnen de 10 dagen na goedkeuring bekendgemaakt via de gemeentelijke website overeenkomstig artikel 286 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en treedt in werking op de vijfde dag na bekendmaking.

Dit reglement wordt geëvalueerd telkens de nood zich voordoet.

Besluit

Volgende variapunten werden per mail ingediend op 13/1/2026 door raadslid Andres Vandewalle:

• Slibbekken (Rik Gelaude)
• Bezwaarschriften? Werd hier rekening mee gehouden?
• Wat is de huidige stand van zaken? 

• Koffiestraat (Renzo Callant)
• Evaluatie na wijziging rijrichting: reeds gebeurd?
• Eerste bevindingen vanuit bestuur / inwoners / ...? 

• Plaatsmolen (Renzo Callant)
• Stand van zaken op financieel vlak (ook wijziging ereloon architect)
• Stand van zaken op praktisch vlak