Notulen  OCMW-raad

Aanleiding

De notulen van de vorige vergadering zijn ter beschikking van de OCMW-raadsleden. Zij kunnen er kennis van nemen via eNotulen. Het verslag van de vorige raad ligt telkens ter goedkeuring voor.

Elk raadslid heet het recht tijdens de zitting opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen aangepast. Als er geen opmerkingen zijn, beschouwt men de notulen als goedgekeurd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.

Regelgeving

- de omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht in het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en het Provinciedecreet van 9 december 2005

- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, meer bepaald artikel 32

- het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad

- verslag vorige zitting

Regelgeving

• artikel 78, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur (of artikel 84, § 3 of § 4 Decreet Lokaal Bestuur)
• de wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid op de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
• de principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 26 oktober 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “de verwerving van standaard software en bijhorende dienstverlening”.
• de in uitvoering van deze beslissing door de raad van bestuur van Cipal dv goedgekeurde opdrachtdocumenten, inzonderheid:
• het selectiedocument waar het stelt (punt 3.8): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst. (…) Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst) :
• Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
• het bestek waar het stelt (punt 4.9): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
• Het bestek waar het stelt (punt 4.7): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”;
• de beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 12 september 2024 waarbij voornoemde opdracht wordt gegund aan SoftwareONE BE bv met maatschappelijke zetel te Esplanade 1, 1020 Brussel.

Context en argumentatie

De voornoemde opdracht van Cipal dv “Raamovereenkomst voor de verwerving van licenties, gebruiksrechten, cloud abonnementen, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software en bijhorende dienstverlening” (Bestek nr. CSMRTSOFT23b) is een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2,6° en 47 van de wet van 17 juni 2016;

• Het OCMW kan van de mogelijkheid tot afname van de raamovereenkomst via de aankoopcentrale gebruik maken waardoor zij/het krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren;
• Het is aangewezen dat het OCMW gebruik maakt van de aankoopcentrale om volgende redenen:
• de in de raamovereenkomst voorziene ICT-infrastructuur voldoen aan de behoefte van het bestuur;
• het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren wat een besparing aan tijd en geld betekent;
• Cipal dv beschikt over knowhow en technische expertise inzake de aankoop van licenties, gebruiksrechten, cloud abonnementen, onderhouds- en ondersteuningsprogramma’s m.b.t. standaard software door aanbestedende overheden;
• Het OCMW is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting);

 Deze raamovereenkomst biedt bijvoorbeeld mogelijkheden om een nieuw tijdsregistratiesysteem aan te kopen.

Financiële impact

De nodige budgetten zijn beschikbaar.